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Gründung einer Repräsentanz in Weißrussland

Die folgenden Ausführungen geben Ihnen grundlegende Informationen über die Gründung einer Repräsentanz in Weißrussland. Diese wurden von der auf den deutsch-weißrussischen Rechtsverkehr spezialisierten Rechtsanwaltskanzlei Brand & Partner (Minsk, Moskau) erstellt.
Kontakt:
Herr Rechtsanwalt Pavel Pankratov
, pavel.pankratov@bbpartners.de, Tel. +375 173 96 39 75
www.bbpartners.ru


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Für Unternehmen, die nicht nur Handel mit Weißrussland von Deutschland, Österreich oder der Schweiz aus betreiben, sondern vorort tätig sein wollen, stellt sich die Frage nach der Art der Niederlassung, die gegründet werden soll. Für eine Präsenz in Weißrussland kommt entweder die Gründung einer Kapitalgesellschaft (z.B. GmbH oder AG) in Betracht oder die Eröffnung einer Repräsentanz. Es ist zu betonen, dass solche Form der Geschäftstätigkeit wie Gründung von Filialen in Weißrussland für ausländische Unternehmen nicht üblich ist, obwohl diese durch geltende Investitionsgesetzgebung der Republik Belarus vorgesehen wird.
Das ausländische Unternehmen will also zunächst den Markt vorort erkunden, aber gleichzeitig auch Kunden für seine Produkte finden. In einigen Fällen erwerben die ausländischen Gesellschaften die Immobilien in Weißrussland zwecks weiterer Vermietung. Empfehlt wird dabei, zunächst eine Repräsentanz vorort zu gründen. Für ausländische Unternehmen, die keine Investitionen tätigen wollen, sondern Weißrussland als einen Ab-satzmarkt sehen, kann eine Repräsentanz ein ausreichendes Vehikel sein, Kunden zu akquirieren und Aufträge für das Stammhaus zu gewinnen. Bei längeren Montagetätigkeiten aber und falls Serviceleistungen permanent angeboten werden müssen, kann die Repräsentanz wiederum nicht ausreichend sein. Mit einem Wort gesagt, werden Repräsentanzen eröffnet, um die Präsenz auf dem weißrussischen Markt zu verstärken und neue Kunden zu gewinnen.


Status einer Repräsentanz


Bei einer Repräsentanz handelt es sich nach Art. 51-1 des weißrussischen Zivilgesetzbuches („ZGB“) um eine in Weißrussland ansässige abgetrennte Unterabteilung, die sowohl zum Zweck der Interessenvertretung einer ausländischen Gesellschaft und deren Schutz geschafft wird, als auch im Namen der Gesellschaft Geschäfte und übliche juristische Handlungen tätigt.
Nach Art. 51 Ziff. 3 ZGB ist eine Repräsentanz keine juristische Person. Sie erhält von der juristischen Person, welche sie gegründet hat, Vermögenswerte zugeteilt und wird im Rahmen einer von juristischer Person bestätigten Repräsentanzordnung tätig. Die Repräsentanz darf nicht nach weißrussischem Recht selbst einer kommerziellen Tätigkeit nachgehen.
Eine Repräsentanz tritt im Namen und im Auftrag des ausländischen Unternehmens auf (siehe auch Musterrepräsentanzordnung).
Es muss darauf hingewiesen werden, dass ein ausländisches Unternehmen auf dem Territorium Weißrusslands Betriebsstätten begründen darf. Unter Betriebstätte versteht man eine abgetrennte Unterabteilung, mittels der eine ausländische Gesellschaft ihrer Unternehmenstätigkeit in Weißrussland nachgehen kann. Das kann ein Betriebs- bzw. Bauplatz, eine Vertriebs- bzw. Verkaufsstelle, der Ort, in dem Arbeiten geleistet werden bzw. Dienstleistungen erbracht werden, sein. In dem genannten Fall stützt sich die rechtliche Regelung nicht nur auf die einheimische Steuergesetzgebung, sondern auch auf internationale Verträge, darunter Doppelbesteuerungsabkommen, die zwischen Weißrussland und Deutschland, Österreich, der Schweiz eingeschlossen sind.
Als eine ständige Repräsentanz gilt nicht der Ort, welcher ausschließlich zwecks Vor- oder Hilfsarbeiten genutzt wird (z. B. zur Lagerung oder Schau eigener Produktion, für Anlagemontagearbeiten im Rahmen eines Liefervertrages).
Bemerkenswert ist hier, dass eine ständige Repräsentanz nur zum Zweck der Besteuerung begründet wird, so dass diese keine Unternehmensform darstellt. Eine ständige Re-präsentanz muss ausschließlich bei Steuerbehörden eintragen lassen.


Haftung

Da die Repräsentanz keine juristische Person ist, haftet das Stammhaus vollumfänglich für sämtliche Verbindlichkeiten. Eine Haftungsbeschränkung auf das Vermögen der Gesellschaft findet nicht statt. Allerdings sind die Urteile staatlicher weißrussischer Gerichte in Deutschland, Österreich oder in der Schweiz in aller Regel nicht vollstreckbar, so dass praktisch keine Vollstreckung in das Vermögen des Stammhauses in Deutschland, Österreich oder in der Schweiz nicht wahrscheinlich ist (allerdings in Vermögen, das sich in Weißrussland befindet, z.B. auch Waren, die an den Kunden nach Weißrussland geliefert werden, ohne das Eigentum übergegangen ist).


Akkreditierung

Ausländische Unternehmen, die in Weißrussland eine Repräsentanz gründen wollen, haben diese anzumelden. Die Rechtsgrundlage für die Eröffnung von Repräsentanzen ausländischer Unternehmen bildet die durch Verordnung des weißrussischen Ministerrates Nr. 1189 vom 31. Dezember 2013 bestätigte Ordnung über das Verfahren der Eröffnung und der Tätigkeit von Repräsentanzen ausländischer Gesellschaften in der Republik Belarus. Die Akkreditierung ist insbesondere für die Eröffnung von Konten, für die Anmietung von Büros und die Anstellung von Mitarbeitern notwendig.
Zuständig für die Anmeldung von Repräsentanzen ist das Außenministerium. Auch eine Steueranmeldung ist zwingend, jede Repräsentanz und deren Stammhaus erhält eine Steuernummer.
Bei der Anmeldung der Repräsentanz ist eine Akkreditierungsgebühr an den Fiskus zu entrichten. Die Anmeldefrist beträgt drei Jahre mit der Möglichkeit um eine Verlängerung für weitere 3 Jahre. Die Höhe der Akkreditierungsgebühr beträgt umgerechnet knapp EUR 2.100.


Büroadresse und Mietvertrag


Ohne Büroadresse kann keine Akkreditierung erfolgen. Die Büroadresse (der Sitz der Repräsentanz) ist in der Repräsentanzordnung zu benennen, darüber hinaus verlangt in der Regel die Registrierungsbehörde ein Bestätigungsschreiben des Vermieters, dass dieser die Adresse zur Verfügung stellt. Daneben wird auch die Vorlage eines Eigentumsnachweises des Vermieters verlangt, aus dem sich das Recht zur Vermietung ergibt. Es ist daher wichtig, dass rechtzeitig ein Büro gefunden wird, damit die Akkreditierung möglich ist. Mietverträge können mindestens auf drei Jahre befristet sein. Die Mietverträge mit einer Laufzeit unter drei Jahre kommen nur unter Zustimmung des Mieters zustande. Wichtig ist auch, dass einseitige Kündigungen nur dann zulässig sind, wenn dies ausdrücklich so im Mietvertrag geregelt ist. Andernfalls kann eine Aufhebung nur durch die Gerichte erfolgen.


Repräsentanzleiter


Jede Repräsentanz benötigt zwingend einen Repräsentanzleiter, der vor Akkreditierung durch Beschluss zu bestimmen ist. Er ist kein echtes Organ, sondern handelt auf Grundlage einer rechtsgeschäftlichen Vollmacht des Stammhauses. Daher haftet er auch nicht im selben Umfang wie ein Generaldirektor einer weißrussischen GmbH.
Für die Akkreditierung ist dem designierten Repräsentanzleiter daher eine Vollmacht zu erteilen. Eine Mustervollmacht finden Sie weiter unten. Die Vollmacht kann zwar auch deutschem, österreichischem oder schweizerischem Recht unterstehen, aus praktischen Gründen sollten aber in jedem Fall weißrussische Gepflogenheiten berücksichtigt werden, da die Vollmacht ja in Weißrussland funktionieren soll. Insbesondere die weißrussischen Behörden haben häufig ihre eigenen Vorstellungen, wie eine Vollmacht ausgestaltet sein soll. Dies ist im Muster berücksichtigt, es handelt sich also um eine praxiserprobte Vollmacht. Eine Besonderheit ist, dass Vollmachten nach weißrussischem Recht auf maximal drei Jahre befristet sein können. Sieht die Vollmacht keine Frist vor, gilt sie nach weißrussischem Recht für ein Jahr.
Auch Ausländer können zum Repräsentanzleiter bestellt werden.


Repräsentanzordnung


Die Repräsentanzordnung als „Satzung“ der Repräsentanz enthält vor allem Regelungen darüber, welchen Tätigkeiten die Repräsentanz nachgehen soll. Eine Musterrepräsentanzordnung in Auszügen finden Sie als veranschaulichendes Beispiel weiter unten. Für die steuerliche Beurteilung, ob eine kommerzielle Betriebstätte vorliegt, ist die Repräsentanzordnung indes nicht entscheidend, hier kommt es vielmehr auf die tat-sächlichen Umstände an. Eine Repräsentanz darf im Übrigen nur für ihr Stammhaus tätig werden, und nicht für andere Konzerngesellschaften.


Bankkonten / Devisenrecht

Die Repräsentanz hat aus praktischen Gründen zwingend Konten bei einer weißrussischen Bank zu eröffnen. So sind z.B. Auslandsüberweisungen an die weißrussischen Steuerbehörden, die im Rahmen der Tätigkeit einer Repräsentanz normalerweise erfolgen, nicht möglich. In der Regel werden sowohl BYR als auch EUR Konten eröffnet. Die Steuerbehörden sind über die Eröffnung eines jeden Kontos gesondert zu benachrichtigen.
Da es sich bei der Repräsentanz um keine juristische Person handelt, sondern um eine Unterabteilung einer ausländischen juristischen Person, die in Weißrussland belegen ist, handelt es sich bei der Repräsentanz um einen „Nichtresidenten“ oder „Devisenausländer“ im Sinne des weißrussischen Devisenrechts. Dies hat zur Folge, dass die Repräsentanz Devisengeschäfte mit gewissen Ausnahmen frei abwickeln darf. Aufgrund des Status der Repräsentanz können technisch von der Muttergesellschaft problemlos Geldmittel auf die Konten der Repräsentanz überwiesen werden (keine Anmeldung bei der weißrussischen Bank etc.).


Buchhaltung


Alle Unternehmen in Weißrussland sind zur Buchführung verpflichtet. Dies gilt auch für Repräsentanzen. Für die Buchführung gelten zumeist zwingende Regelungen und es existieren gesetzlich vorgeschriebene Formblätter. Die Repräsentanz hat daher eine weißrussische Buchhaltung einzurichten. Das am häufigsten verwandte Buchhaltungsprogramm ist „1S“.
Die Buchhaltung kann entweder durch einen angestellten Buchhalter erfolgen oder extern an eine Buchhaltungsfirma vergeben werden. In Weißrussland gibt es einige auch deutsche Firmen, die Buchhaltungsleistungen anbieten.


Beschäftigung von Ausländern


Ausländer, die in Repräsentanzen tätig sind, benötigen eine „persönliche Akkreditierung“. In einer Repräsentanz dürfen maximal fünf Ausländer angestellt werden, es sei denn, der Repräsentanz wird vom weißrussischen Außenministerium eine höhere Quote zugewiesen. Familienmitglieder von Mitarbeitern erhalten Visa als „begleitende Familienmitglieder“.
Neben der persönlichen Akkreditierung benötigen ausländische Mitarbeiter einer Repräsentanz zudem eine Genehmigung des „vorläufigen Aufenthalts“ sowie ein Ein- und Ausreisevisum, wenn sie während ihres Aufenthaltes in Weißrussland ins Ausland reisen möchten.
Die Aufenthaltsgenehmigung sowie das Einreise-/Ausreisevisum werden für ein Jahr ausgestellt und können verlängert werden. Die Ausstellung der Aufenthaltsgenehmigung und des Einreise-/Ausreisevisums erfolgt ebenfalls bei der örtlichen Migrationsbehörde.


Stand der Bearbeitung: 1. Mai 2015


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