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Juristische Themen

Vertragsschluss, Verwaltung und Kündigung in den USA

Die Antworten auf die folgenden Fragen werden Ihnen wesentliche, für die Praxis wichtige Hinweise für Ihre Beziehung mit Ihrem Arbeitnehmer in den USA geben. Den Fragenkatalog sowie die Antworten hat Ihnen die sich auf den deutsch-amerikanischen Rechtsverkehr konzentrierende Rechtsanwaltskanzlei Thiedmann & Edler (Chicago, Illinois) erstellt.
Kontakt:
Herr Rechtsanwalt Klaus Thiedmann, thiedmann@thiedmannedler.com, Tel. +1 - 312-831 4440
www.thiedmannedler.com


1. Welchen Formvorschriften unterliegen Arbeitsverträge in den USA?

2. Kann ich mit einem in den USA ansässigen Arbeitnehmer einen Arbeitsvertrag nach deutschem Recht schließen?

3. Welche Kategorien von Arbeitnehmern gibt es in den USA?

4. Was ist in den USA bei der Verhandlung der Entlohnung der Arbeitnehmer zu beachten?

5. Gibt es in den USA gesetzliche Mindestlöhne?

6. Was ist ein Employee Handbook?

7. Wie ist die Steuerbelastung für Arbeitnehmer in den USA?

8. Wie hoch sind in den USA die Sozialabgaben?

9. Welche Kündigungsfristen gelten in den USA?

10. Kann vertraglich vereinbart werden, welche Gerichte für arbeitsvertragliche Streitigkeiten zuständig sein sollen?


Antworten:


1. Welchen Formvorschriften unterliegen Arbeitsverträge in den USA?

Grundsätzlich ist es nicht erforderlich, einen schriftlichen Arbeitsvertrag zu haben, und viele Arbeitnehmer, denen ein schriftlicher Arbeitsvertrag vorgelegt wird, sehen unter Umständen einen solchen Vertrag zum ersten Mal. Allerdings bieten immer mehr Gesellschaften schriftliche Arbeitsverträge an, nicht zuletzt, da nur in schriftlichen Verträgen in den USA Kündigungsfristen oder Geheimhaltungsvereinbarungen individuell gestaltet werden können. Schriftlich festgehaltene Absichtserklärungen oder Vorvereinbarungen können bereits ausreichend sein, um als schriftlicher Arbeitsvertrag zu gelten. Dies kann zur Folge haben, dass es später schwierig sein kann, einen vollständig ausgearbeiteten Arbeitsvertrag unterzeichnen zu lassen. Ein großer Vorteil eines schriftlichen Arbeitsvertrags, der zu Beginn des Angestelltenverhältnisses unterschrieben wird, ist die Möglichkeit ein Wettbewerbsverbot zu vereinbaren, ohne als Arbeitgeber verpflichtet zu sein, den Arbeitnehmer für die Dauer des Wettbewerbsverbots auch nach Beendigung des Angestelltenverhältnisses zu entlohnen. Mit Ausnahme von Bundesstaaten, die jegliche Form eines Wettbewerbsverbots untersagen, sofern es keine separate Kompensierung dafür gibt (z.B. Kalifornien), kann ein Wettbewerbsverbot Teil eines schriftlichen Arbeitsvertrags sein, solange das Verbot in Bezug auf Dauer und Umfang - einschließlich geographischem Umfang - verhältnismäßig ist.


2. Kann ich mit einem in den USA ansässigen Arbeitnehmer einen Arbeitsvertrag nach deutschem Recht schließen?

Theoretisch ist es möglich, mit einem in den USA ansässigen Arbeitnehmer einen deutschen Arbeitsvertrag abzuschließen. Dies ist jedoch in der Regel aus folgenden Gründen nicht empfehlenswert: Sofern der Vertrag zwischen einem amerikanischen Arbeitnehmer und einer deutschen Gesellschaft geschlossen wird, besteht die Gefahr, dass die deutsche Gesellschaft durch den Arbeitnehmer in den USA eine Niederlassung in den USA begründet hat. Sofern eine deutsche Gesellschaft eine Niederlassung in den USA hat, wird die deutsche Gesellschaft in den USA steuerpflichtig und muss sich unter Umständen bei den entsprechenden Behörden registrieren. Ein solches Arbeitsverhältnis hat auch zur Folge, dass die deutsche Gesellschaft für arbeitsrechtliche Streitigkeiten in den USA haftet und der allgemeinen Gerichtsbarkeit der U.S. Gerichte unterliegt. In den genannten Fällen ist es jedoch sinnvoll, die Arbeitsverträge dem U.S. Recht zu unterstellen, da in der Regel die U.S. Gerichte über Streitigkeiten zu befinden haben und dann das ihnen bekannte Recht anwenden können.


3. Welche Kategorien von Arbeitnehmern gibt es in den USA?

Es gibt zwei wesentliche Kategorien von Arbeitnehmern: Arbeitnehmer, die keinen Anspruch auf Zahlung von Überstunden haben (Exempt Employees) und Arbeitnehmer, die Anspruch darauf haben, dass Ihnen Überstunden ausbezahlt werden (Non-exempt Employees). Ob ein Arbeitnehmer „exempt“ ist oder nicht hängt in der Regel von der Stellenbeschreibung des Arbeitnehmers ab. Je mehr Verantwortlichkeit und Eigenständigkeit ein Arbeitnehmer hat, um so eher wird er als „exempt“ eingestuft. So sind z.B. Geschäftsführer und leitende Angestellte „exempt“. Aber auch Assistenten der Geschäftführung können unter Umständen „exempt“ sein. Man sollte jeweils im Einzelfall auf Grund der Stellenbeschreibung prüfen lassen, ob ein Arbeitnehmer „exempt“ ist oder nicht. Auch sollte jeweils das Recht des Bundesstaates, in dem der Arbeitnehmer tätig ist, berücksichtigt werden, da jeder Bundesstaat zusätzlich zu bundesweitem Recht eigene Gesetze und Verordnungen zur Überstundenregelung haben kann. Überstunden sind unter Umständen auch dann zu bezahlen, wenn ein Arbeitnehmer ein festes Monatsgehalt bekommt und nicht auf Stundenbasis bezahlt wird. Da die Berechnung von Überstunden sehr komplex sein kann, empfiehlt es sich in jedem Fall, Beratung zur Kalkulation von Überstunden einzuholen.


4. Was ist in den USA bei der Verhandlung der Entlohnung der Arbeitnehmer zu beachten?

Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, außer dem Gehalt irgendwelche zusätzlichen Leistungen anzubieten. Anders gesagt, ein amerikanischer Arbeitgeber muss keinen Krankenversicherungsschutz, Rentenfonds, Bonus und dergleichen anbieten. In der Praxis wird ein Arbeitgeber, der keinerlei Krankenversicherungsschutz anbietet, heutzutage jedoch große Schwierigkeiten haben, qualifizierte Personen für sein Unternehmen zu gewinnen bzw. langfristig an sich zu binden. Es ist auch nicht ungewöhnlich, dass der Arbeitnehmer einen Teil der Prämie selbst trägt. Sofern ein Arbeitgeber zusätzliche Leistungen anbietet, empfiehlt es sich, darauf zu achten, dass der Arbeitgeber sich vorbehält, die Höhe der Leistungen bzw. die Leistung ganz allgemein von Zeit zu Zeit zu erhöhen, zu reduzieren oder ganz einzustellen. Dies ist wichtig, da gerade die Kosten für Krankenversicherungen in den letzten Jahren erheblich gestiegen sind. Der Arbeitgeber kann bei der Bereitstellung von zusätzlichen Vergütungen (z.B. Krankenversicherung, Rentenversicherung, Lebensversicherung) zwischen Voll- und Teilzeitkräften unterscheiden und z.B. nur Vollzeitkräften bestimmte Leistungen anbieten. Auch kann der Arbeitgeber weitgehend selbst definieren, ab wieviel Wochenstunden ein Arbeitnehmer als Vollzeitarbeitnehmer mit Anspruch auf zusätzliche Vergütungen zählt.


5. Gibt es in den USA gesetzliche Mindestlöhne?
Für Arbeitnehmer, die auf Stundenbasis bezahlt werden, gibt es gesetzliche Mindestlöhne. Allerdings sind die gesetzlichen Mindestlöhne von Bundesstaat zu Bundesstaat verschieden. Es ist also jeweils zu berücksichtigen, in welchem Bundesstaat der Arbeitnehmer ansässig ist. Es gibt auch Tendenzen, örtliche Mindestlöhne festzulegen.


6. Was ist ein Employee Handbook?

Ein Employee Handbook ist ein mehrseitiges Dokument, welches firmeninterne Bestimmungen, Richtlinien und Verfahrensweisen beschreibt. So wird z.B. in einem Employee Handbook festgelegt, welche Feiertage der Arbeitgeber gewährt, wie viele Krankheits- und Urlaubstage ein Arbeitnehmer bekommt, Bestimmungen zu Drogen- und Alkoholtests, die der Arbeitgeber vornehmen kann, und welche Möglichkeiten ein Arbeitnehmer hat, sich über sexuelle Belästigungen von Vorgesetzten oder anderen Arbeitnehmern zu beschweren. Ein Employee Handbook beinhaltet in der Regel auch die Firmenphilosophie und einen expliziten Verweis darauf, dass dem Arbeitnehmer durch das Handbuch keine zusätzlichen Rechte zustehen und der Arbeitgeber das Handbuch jederzeit ändern kann. Das Handbuch informiert den Mitarbeiter über die Erwartungen und Richtlinien des Arbeitgebers. Es kann für einen Arbeitgeber auch bei Rechtsstreitigkeiten sehr hilfreich sein, da es z.B. die eindeutige Position des Arbeitgebers gegen Diskriminierung oder Belästigungen festlegt und des Weiteren die Mitarbeiter informiert, welche Rechte und Möglichkeiten ihnen zur Verfügung stehen, wenn sie sich von einem Mitarbeiter oder Vorgesetzten diskriminiert oder belästigt fühlen. Insofern kann ein Handbuch bei der Verteidigung einer Diskriminierungsklage eines Mitarbeiters die Position des Arbeitgebers stärken. Nicht zuletzt ist das Handbuch auch hilfreich, um einheitliche Regeln (z.B. in Bezug auf die Nutzung des Internets oder private Emails, die Kleiderordnung etc.) innerhalb einer Gesellschaft einzuführen.


7. Wie ist die Steuerbelastung für Arbeitnehmer in den USA?

Jeder Arbeitnehmer muss sowohl Bundes- als auch Landessteuern bezahlen. Die Bundeseinkommensteuersätze sind für alle Arbeitnehmer in den gesamten USA gleich und die jeweilige Höhe des Steuersatzes hängt von der Höhe des Gehalts sowie dem Familienstand ab. Die Bundeseinkommensteuersätze liegen in den USA im Durchschnitt zwischen 10 und 35 %. Hinzu kommt jeweils noch die Einkommensteuer der einzelnen Bundesstaaten, die ebenfalls von der Höhe des Gehalts bzw. des Familienstands abhängt. Es gibt auch einige Bundesstaaten, die keine Einkommensteuer erheben. In jenen Staaten zahlen die Arbeitnehmer lediglich die Bundessteuern.


8. Wie hoch sind in den USA die Sozialabgaben?

Es gibt für Arbeitgeber und Arbeitnehmer unterschiedliche Sozialabgaben. Arbeitgeber sind verpflichtet, Beiträge zur Arbeitslosenversicherung (Unemployment Insurance) und zur Sozialversicherung zu zahlen. Der Arbeitnehmer zahlt neben Einkommensteuern ebenfalls Sozialversicherungsbeiträge. Ausländische Mitarbeiter, die nur vorübergehend in den USA sind, können in manchen Fällen von der Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge befreit werden. Dies setzt ein entsprechendes Abkommen des Heimatlands des Mitarbeiters mit den USA und den Nachweis voraus, dass vergleichbare Zahlungen im Heimatland weiterhin geleistet werden.


9. Welche Kündigungsfristen gelten in den USA?

Es gibt keine gesetzliche Kündigungsfrist. In den meisten Bundesstaaten gilt, dass wenn es keinen schriftlichen Arbeitsvertrag gibt, sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer zu jeder Zeit und aus jedem Grund fristlos kündigen können (Employment at Will). Sofern es einen schriftlichen Arbeitsvertrag gibt, werden in einem solchen die normale und die fristlose Kündigung ausdrücklich geregelt. In Arbeitsverträgen ist eine zweiwöchige Kündigungsfrist durchaus üblich, ganz gleich wie lange der Arbeitnehmer zum Zeitpunkt der Kündigung angestellt war. In Arbeitsverträgen von leitenden Angestellten, die bis ins Detail verhandelt werden, gibt es durchaus auch längere Kündigungsfristen. In der Regel sind jedoch Kündigungsfrist von über einem Monat nicht zu empfehlen und auch nicht üblich.


10. Kann vertraglich vereinbart werden, welche Gerichte für arbeitsvertragliche Strei-tigkeiten zuständig sein sollen?

Es ist möglich, in Arbeitsverträgen die zuständigen Gerichte vertraglich zu bestimmen, wobei auch häufig vereinbart wird, dass Streitigkeiten im Rahmen von Schiedsgerichtsverfahren geregelt werden sollen. Zum Teil können, gerade im Arbeitsrecht, Gesetze und Verordnungen vertragliche Vereinbarungen aufheben. Es ist möglich, dass die Arbeitsbehörden (des Bundes oder des jeweiligen Bundesstaates) ein Verfahren einleiten (von Amts wegen oder auf Antrag des Arbeitnehmers) und jene Verfahren nicht vor den vertraglich vereinbarten Gerichten, sondern den jeweiligen Behörden ausgetragen werden müssen.

Nicht selten werden arbeitsrechtliche Verfahren vorab von Laienrichtern im Rahmen von administrativen Verfahren angehört. Erst nach einem administrativen Verfahren kann ist dann der Weg zu den ordentlichen Gerichten möglich.


Stand: 1. August 2011



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