Verwaltung eines Handelsreisenden (VRP) in Frankreich
von Frau Priscille Lecoanet, Avocat, lecoanet@rechtsanwalt.fr, Tel. +33 – 3 88 45 65 45
Pflichten des Arbeitgebers im Rahmen der Verwaltung des Handelsreisenden (Voyageur Rerésentant Placier - VRP) in Frankreich
1. Welche Erklärungspflichten bestehen vor Beginn der Tätigkeit des Handelsreisenden (VRP) in Frankreich?
2. Wo sind die Sozialabgaben in Frankreich zu zahlen?
3. Wer muss den Handelsreisenden (VRP) bei den Sozialversicherungsträgern in Frankreich anmelden?
4. Wer hat die gesetzliche Pflicht zur Abführung der Sozialabgaben in Frankreich?
5. Wer führt in Frankreich die Lohnsteuer ab?
6. Kann der Handelsreisende (VRP) in Frankreich einen Dienstwagen mit deutschem Kennzeichen haben?
7. Wie werden in Frankreich grundsätzlich Spesen abgerechnet?
8. Welche Fiskalverwaltung ist bei der Anerkennung der Spesenabrechnung in Frankreich zuständig?
Antworten:
1. Welche Erklärungspflichten bestehen vor Beginn der Tätigkeit des Handelsreisenden (VRP) in Frankreich?
Für den VRP gelten diesbezüglich weitgehend dieselben Vorschriften wie für andere Arbeitnehmer.
Vor Einstellung des VRP in Frankreich müssen bestimmte Formalitäten zwingend erfüllt werden.
Jeder Arbeitnehmer muss vor seiner Einstellung bei der französischen Sozialversicherung (URSSAF) angemeldet werden.
Ungeachtet dessen ist der Arbeitgeber verpflichtet, über alle Zu- und Abgänge von Arbeitnehmern ein besonderes Register zu führen.
2. Wo sind die Sozialabgaben in Frankreich zu zahlen?
Die Sozialabgaben sind grundsätzlich an dem Ort zu zahlen, an dem der VRP tätig ist, sofern der VRP auch an diesem Ort wohnt. Dies gilt unabhängig vom Sitz des einstellenden Unternehmens.
Dies bedeutet, dass alle in Frankreich tätigen und in Frankreich wohnhaften VRP ihre Sozialabgaben in Frankreich abführen müssen.
Arbeitet der VRP nur in Frankreich und hat er seinen Wohnsitz in Deutschland, so sind die Sozialabgaben auch in Frankreich abzuführen.
Ist der VRP allerdings in zwei oder mehreren Staaten der EU gleichzeitig tätig, so sind die Sozialabgaben im Wohnsitzstaat des VRP abzuführen, sofern er auch in seinem Wohnsitzstaat einen wesentlichen Teil seiner Beschäftigung (25% der Arbeitszeit oder der Vergütung) ausübt.
3. Wer muss den Handelsreisenden (VRP) bei den Sozialversicherungsträgern in Frankreich anmelden?
Diese Pflicht der Anmeldung zur Sozialversicherung obliegt dem Arbeitgeber.
4. Wer hat die gesetzliche Pflicht zur Abführung der Sozialabgaben in Frankreich?
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Sozialabgaben abzuführen und kann dafür auch haftbar gemacht werden. Diesbezüglich sind vom Arbeitgeber Erklärungen gegenüber verschiedenen Sozialversicherungsträgern abzugeben. Für ausländische Unternehmen ist bezüglich der Beiträge zur Krankenversicherung (assurance maladie) und für die Beiträge zur Arbeitslosenversicherung (assurance chômage) eine zentrale Stelle zuständig (URSSAF Alsace). Für die Beitragszahlungen zur Zusatzrentenversicherung (assurance retraite complémentaire) ist auch eine Zentralstelle eingerichtet (Humanis International).
5. Wer führt in Frankreich die Lohnsteuer ab?
Seit 2018 besteht der Quellensteuerabzug. Die Einkommenssteuer wird somit vom Gehalt des VRP seitens des Arbeitgebers abgeführt.
6. Kann der Handelsreisende (VRP) in Frankreich einen Dienstwagen mit deutschem Kennzeichen haben?
Solange Ihr Unternehmen keine Niederlassung in Frankreich hat, wird es in der Praxis nur die Möglichkeit geben, dass Ihr VRP in Frankreich ein Dienstfahrzeug mit einem deutschen Kennzeichen fährt. Dies ist auch ohne weiteres zulässig.
Zwar besteht daneben theoretisch die Möglichkeit, dass Sie Ihrem Angestellten ein Fahrzeug zur Verfügung stellen, das in Frankreich geleast und angemeldet wird und damit ein französisches Kennzeichen hat. Dies ist jedoch in der Praxis kaum durchführbar, da ein ausländisches Unternehmen größte Schwierigkeiten haben wird, einen Leasingvertrag mit einem französischen Anbieter abzuschließen. Im Ergebnis können Sie also nur dann ein französisches Kennzeichen zugeteilt bekommen, wenn Sie eine Niederlassung in Frankreich gründen, die dort ein Fahrzeug anmeldet oder least.
Überdies sollten Sie Ihrem VRP aus versicherungsrechtlichen Gründen die private Nutzung des Dienstfahrzeugs vertraglich gestatten. Ansonsten wäre das Fahrzeug bei rein privaten Fahrten des VRP mit dem Dienstfahrzeug nicht versichert. Dabei ist zu beachten, dass die private Nutzung des Firmenwagens durch den VRP steuerlich als pauschalisierter Sachvorteil angesehen wird. Die Höhe ist vom Fahrzeugtyp abhängig und ähnelt inzwischen der deutschen „1%-Regelung“.
7. Wie werden in Frankreich grundsätzlich Spesen abgerechnet?
In Frankreich entspricht es der Gepflogenheit, dass Spesen gegen Vorlage von Belegen erstattet werden. Eine Anerkennung von Pauschalen existiert, ist jedoch unüblich.
Sie können und sollten die unternehmensinternen Grenzen sowie diesbezügliche Richtlinien gesondert festlegen.
8. Welche Fiskalverwaltung ist bei der Anerkennung der Spesenabrechnung in Frankreich zuständig?
Die Spesenabrechnungen Ihres in Frankreich tätigen VRP müssen von der deutschen Fiskalverwaltung anerkannt werden, solange Sie in Frankreich keine Niederlassung haben. Aus diesem Grunde sollten Sie bei Ihren Vorgaben gegenüber dem französischen VRP die deutschen Standards beachten, um diesbezügliche Schwierigkeiten zu vermeiden.
Stand der Bearbeitung: September 2019