Gründung einer Repräsentanz in China

1.    Grundlegendes zur Repräsentanz in China

Eine Repräsentanz (RO - Representative Office) eines ausländischen Unternehmens hat nach dem Recht der VR China keine eigene Rechtspersönlichkeit und ist Teil des ausländischen Mutterunternehmens. Ein ausländisches Unternehmen (dies beinhaltet auch Unternehmen aus Hongkong, Macao oder Taiwan) muss zumindest 2 Jahre rechtmäßig existiert haben und im Handelsregister eingetragen sein, damit es eine Repräsentanz in China gründen darf.

Da die Gründung einer Repräsentanz kein Stammkapital erfordert, sind die Kapitalerfordernisse gering. Der Registrierungsprozess ist jedoch komplex und der Aufwand liegt bei etwa 80 Prozent im Vergleich zum Aufwand zur Gründung eines hundertprozentig in ausländischem Eigentum befindlichen Unternehmens.

Rechtsgrundlage für die Errichtung einer Repräsentanz ist die Verordnung zur Verwaltung der Registrierung von lokalen Repräsentanzen ausländischer Unternehmen, die am 1. 3. 2011 in Kraft trat, sowie eine Reihe von Durchführungsbestimmungen.
 

2.    Geschäftsbereich der Repräsentanz in China

Eine Repräsentanz darf ausschließlich in folgenden Bereichen tätig werden:

  • Anbahnung und Vermittlung von Kontakten
  • Anbahnung von Vertragsabschlüssen und Beratung (wobei der Umfang vom Geschäftsfeld des Mutterunternehmens abhängig ist)
  • Informationssammlung
  • Erstellung von Marktstudien
  • Präsentation und Markteinführung eines Produktes
  • Fachlicher und technischer Informationsaustausch
  • Qualitätskontrolle
  • Organisation, Koordination und Überwachung der Verkaufstätigkeiten des Mutterunternehmens.

Eine Repräsentanz darf hingegen keine unmittelbaren geschäftlichen Tätigkeiten entfalten, wie:

  • Produktion
  • Handel bzw. Import / Export von Produkten des Mutterunternehmens
  • Unmittelbarer sowie im Namen des Mutterunternehmens durchgeführter Vertragsabschluss
  • Rechnungserstellung
  • Durchführung von Geldtransaktionen zur Abwicklung von Geschäften.

Im Falle von Verstößen gegen den erlaubten Tätigkeitsbereich können Geldstrafen in Höhe von RMB 50.000 bis zu RMB 500.000 verhängt werden. In schwerwiegenden Fällen ist auch der Entzug der Registrierungslizenz der Repräsentanz vorgesehen. Noch höhere Geldstrafen können ausgesprochen werden, wenn die unerlaubte Tätigkeit gewinnerzielend unternommen wurde.

Trotz dieser Strafbestimmungen halten sich die Mitarbeiter der Repräsentanzen oftmals nicht an den erlaubten Tätigkeitsbereich. So gründeten ausländische Unternehmen in der Vergangenheit Tochterfirmen in Form von sog. Briefkastenfirmen in Hongkong. Diese Tochterfirmen in Hongkong errichteten unmittelbar darauf Repräsentanzen in Festland-China mit beträchtlichem Personalstand.

Diese Repräsentanzen wiederum führten operative Geschäftstätigkeiten aus und stellten Rechnungen auf Briefpapier des Mutterunternehmens in Hongkong aus. Manche Repräsentanzen dienten auch primär als Vehikel, um für ausländische Staatsbürger Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigungen zu erlangen.

Um diesen Verstößen einen Riegel vorzuschieben, hat China eine Reihe von Vorschriften erlassen, die die Attraktivität einer Repräsentanz beträchtlich einschränkten. Zusätzlich stehen Repräsentanzen im Fokus der chinesischen Steuerbehörden.
 

3.    Registrierung einer Repräsentanz nach chinesischem Recht

Die Registrierungsprozedur bei der örtlich zuständigen Behörde für Marktregulierung (State Administration for Market Regulation im weiteren Text als „AMR“ bezeichnet) ist vergleichsweise komplex, wobei es lokale Unterschiede zu beachten gilt.

Die Registrierungsschritte sollten jedenfalls durch einen in Unternehmensgründungsfragen erfahrenen Rechtsanwalt begleitet werden. 

Bei der Registrierung von Repräsentanzen bestimmter Branchen (z.B. Banken, Wertpapierhändler, Versicherungen, Rechtsanwälte) ist vorab die Genehmigung der für diese Branche zuständigen Behörde einzuholen.

Vor Beginn der Registrierungsprozedur einer Repräsentanz muss das ausländische Unternehmen folgende Schritte vorbereiten:

Bestellung eines Hauptrepräsentanten(Chief Representative) und etwaiger weiterer Repräsentanten.

  • Sollte ein chinesischer Staatsbürger zum Hauptrepräsentanten (Chief Representative) oder Repräsentanten bestellt werden, so muss ein Vertrag mit einer chinesischen Personaldienstleistungsgesellschaft abgeschlossen werden, die den chinesischen Staatsbürger bei dieser anstellt (vorbehaltlich der erfolgreichen Registrierung der Repräsentanz), da eine Repräsentanz chinesische Staatsbürger nicht direkt anstellen darf. Es sollte immer ein Rücktrittsrecht in den Vertrag mit der Personaldienstleistungsgesellschaft aufgenommen werden, falls die Repräsentanz nicht registriert werden kann.
  • Vorbereitung der Registrierungsunterlagen, wie die Einholung eines Handelsregisterauszuges, Nachweis der Kreditwürdigkeit sowie eines unterfertigten Mietvertrages für die Anmietung von Büroräumlichkeiten, wobei der Handelsregisterauszug beglaubigt, überbeglaubigt und von der Botschaft der Volksrepublik China in Deutschland legalisiert werden muss. Ferner ist eine Übersetzung des Handelsregisterauszuges sowie des Nachweises der Kreditwürdigkeit in die chinesische Sprache notwendig.

Nach Abgabe des Antrages und der Registrierungsunterlagen wird vom örtlich zuständigen Büro der AMR im Fall einer positiven Prüfung ein Registrierungszertifikat(Registration Certificate of Foreign Enterprises Permanent Office in China) sowie Registrierungszertifikate für den Hauptrepräsentanten (Chief Representative Certificate) und etwaige weitere Repräsentanten (Representative Certificate) ausgestellt.

Das Ausstellungsdatum des Registrierungszertifikates gilt als offizielles Gründungsdatum der Repräsentanz und ist seit der Verschärfung der Bestimmungen nur mehr 1 Jahr gültig.

Vor Aufnahme der Tätigkeit der Repräsentanz sind noch folgende Schritte durchzuführen:

  • Anfertigung eines offiziellen Stempels der Repräsentanz (Representative Office Chop) und Registrierung dieses Stempels bei der örtlich zuständigen Polizeibehörde (PSB - Public Security Bureau).
  • Registrierung der Repräsentanz beim örtlich zuständigen Büro der Staatsverwaltung für Devisen (State Administration of Foreign Exchange, im weiteren Text als SAFE bezeichnet) zur Ausstellung eines Devisenregistrierungszertifikates (Foreign Exchange Registration Certificate). Dieses Dokument wird für die Eröffnung der Bankkonten der Repräsentanz benötigt. 
  • Eröffnung von Bankkonten (Renminbi- und Fremdwährungskonto) bei einer lokalen Bank: Vor Eröffnung der Bankkonten sind die Zeichnungsberechtigungen zu bestimmen und es ist abzuklären, ob neben der Unterschrift auch ein (Namens-)Stempel der Zeichnungsberechtigten verwendet werden soll.
  • Registrierung beim lokalen Finanzamt (Local Tax Bureau).
  • Erst nach Durchführung all dieser Schritte darf die Repräsentanz ihre Tätigkeit aufnehmen.

Üblicherweise wird eine Repräsentanz (beispielsweise in Schanghai) innerhalb der ersten drei Monate nach Ausstellung des Registrierungszertifikates vom örtlich zuständigen Büro des AMR inspiziert. Dabei wird überprüft, ob die Tätigkeiten der Repräsentanz mit ihrer Registrierung übereinstimmen. Es kann dabei auch zu einer Überprüfung der Reisepässe sowie Aufenthalts- und Arbeitserlaubnisse ausländischer Mitarbeiter kommen.
 

4.    Gründungsdauer einer Repräsentanz

Die Gründung einer Repräsentanz dauert in der Regel drei bis vier Monate.
 

5.    Verlängerung und Änderung der Registrierung einer Repräsentanz

Die Verlängerung der Registrierung einer Repräsentanz um jeweils ein Jahr muss beim örtlich zuständigen Büro der AMR spätestens 60 Tage vor Ablauf der Gültigkeitsdauer beantragt werden.  Für die Beantragung der Verlängerung der Registrierung ist (unter anderem) der beglaubigte Nachweis, dass das Mutterunternehmen noch existiert bei den Behörden einzureichen. Dabei handelt es sich in der Praxis ausländischen Unternehmen um einen beglaubigten, überbeglaubigten und von der Botschaft der Volksrepublik China im Heimatstaat des Unternehmens legalisierter Auszug aus dem Firmenbuch bzw. Handelsregister.

Nachstehende Änderungen sind ebenfalls dem örtlich zuständigen Büro des AMR mitzuteilen und von diesem zu registrieren:

  • Änderung des Namens der Repräsentanz
  • Änderung des Sitzes der Repräsentanz
  • Änderung eines Repräsentanten
  • Änderung des Geschäftsfeldes des Mutterunternehmens

Gemäß der Verordnung zur Verwaltung der Registrierung von lokalen Repräsentanzen ausländischer Unternehmen, ist eine Änderung des Geschäftsfeldes des Mutterunternehmens bei der zuständigen Behörde anzuzeigen. Jedoch ist gemäß der Praxis vieler Behörden eine Registrierung dieser Änderung nicht erforderlich.
 

6.    Bestellung von Repräsentanten

Aufgrund der Verschärfung der Bestimmungen für Repräsentanzen dürfen diese nur mehr maximal vier ausländische Repräsentanten (inklusive des Hauptrepräsentanten) bestellen. Damit soll verhindert werden, dass die Repräsentanz zur Umgehung von visums- und arbeitsrechtlichen Bestimmungen für ausländische Staatsbürger genutzt wird. Abgesehen von den Repräsentanten dürfen chinesische Arbeitnehmer indirekt über einen sogenannten Personaldienstleister angestellt werden.

Der Hauptrepräsentant (Chief Representative) ist für die Aktivitäten der Repräsentanz verantwortlich und zeichnungsberechtigt. Er haftet gegenüber den Steuerbehörden für die ordentliche Buchführung und Abführung von Steuern.

Ein ausländischer Repräsentant darf, solange eine entsprechende Arbeitserlaubnis beantragt wird, direkt durch das Mutterunternehmen bestellt werden.

Im Falle, dass ein chinesischer Staatsbürger mit einer permanenten Aufenthaltsbewilligung in Hongkong, Macao oder Taiwan zum Repräsentanten bestellt wird, sind eine Ausländerbeschäftigungsgenehmigung (Employment License for Foreigners), Arbeitserlaubnis (Alien Employment Permit) und Aufenthaltserlaubnis (Residence Permit) erforderlich.

Chinesische Repräsentanten dürfen ebenso wie chinesische Arbeitnehmer einer Repräsentanz nur indirekt angestellt werden.
 

7.    Beschäftigung von chinesischen Arbeitnehmern bei einer Repräsentanz

Chinesische Arbeitnehmer der Repräsentanz dürfen nur indirekt angestellt werden und es bedarf der Einschaltung einer örtlich zugelassenen chinesischen Personaldienstleistungsgesellschaft, wie beispielsweise der FESCO (Foreign Enterprises Service Corporation), CIIC oder China Star. 

Eine Repräsentanz schließt mit einer örtlich zugelassenen Personaldienstleistungsgesellschaft einen Rahmenvertrag, der in der Regel auch die Durchführung der Lohnverrechnung beinhaltet, gegen ein monatliches Serviceentgelt für die laufende Betreuung und Abwicklung eines jeden Arbeitsverhältnisses ab. Personaldienstleistungsgesellschaften bieten unterschiedliche Servicepakete an, wodurch die Entgelte variieren und manchmal auch verhandelbar sind. Möglich sind dabei Pauschalgebühren oder Prozentsätze vom monatlichen Bruttogehalt der Arbeitnehmer inklusive Personalnebenkosten. Die Leistungen der einzelnen Personaldienstleistungsgesellschaften für die Arbeitskräfte sind unterschiedlich, so dass gelegentlich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Wunsch äußern, eine bestimmte Personaldienstleistungsgesellschaft einzuschalten.

Arbeitsverträge werden zwischen den chinesischen Arbeitnehmern der Repräsentanz und der Personaldienstleistungsgesellschaft auf eine Mindestdauer von zwei Jahren geschlossen, die wiederum der Repräsentanz für jeden Arbeitnehmer ein Arbeitnehmerüberlassungszertifikat ausstellt. Die Personaldienstleistungsgesellschaft kümmert sich um An- und Abmeldung und ist zur ordnungsgemäßen Abführung der Sozialversicherungsbeiträge, die der Repräsentanz vorgeschrieben wird, verpflichtet. Abhängig von der Wahl des Servicepaketes wird die Personaldienstleistungsgesellschaft auch die Auszahlung der Gehälter an die Arbeitnehmer und die Zahlung der Einkommensteuer für die Arbeitnehmer übernehmen. Mit Zustimmung der Personaldienstleistungsgesellschaft kann eine Repräsentanz mit den chinesischen Arbeitnehmern arbeitsrechtliche Zusatzvereinbarungen treffen, um detaillierte Rechte und Pflichten im Sinne der Personalpolitik des Mutterunternehmens oder Details zu Aufgabenbereichen, Büroregeln, Urlauben, Abfindungen, Geheimhaltungsverpflichtungen etc. festzulegen. Diese Zusatzvereinbarungen dürfen jedoch nicht in Widerspruch zu den Arbeitsverträgen zwischen den Mitarbeitern und der Personaldienstleistungsgesellschaft stehen.

Im Falle einer Kündigung von chinesischen Arbeitnehmern wird diese ebenfalls über die Personaldienstleistungsgesellschaft abgewickelt. Kündigungsgründe und andere arbeitsrechtliche Vorschriften basieren auf dem Arbeitsvertragsgesetz und sind – soweit keine zusätzlichen Regelungen in den Zusatzvereinbarungen getroffen wurden - identisch mit denen jener ausländischen Beschäftigten, die mit einem Unternehmen direkt eine arbeitsvertragsrechtliche Beziehung eingehen.

Die Repräsentanz und die Personaldienstleistungsgesellschaft haften gesamtschuldnerisch für die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorschriften. Der Arbeitnehmer kann daher sowohl die Repräsentanz, als auch die Personaldienstleistungsgesellschaft in Anspruch nehmen. 

Ausländische Staatsbürger mit einer permanenten Aufenthaltsbewilligung in Hongkong, Macao oder Taiwan werden nicht bei der Repräsentanz, sondern bei der Mutterunternehmung angestellt und nach China entsandt.
 

8.    Einfuhrabgaben für Ausstattung der Repräsentanz in China

Alle Güter, einschließlich PKW und Büroausstattung, die für die Repräsentanz oder auch einen Repräsentanten eingeführt werden, sind zu verzollen und werden mit den entsprechenden Einfuhrabgaben belegt. Für Gegenstände, die zum persönlichen Gebrauch des Repräsentanten eingeführt werden, ist hingegen der erstmalige Import – bis auf einige Ausnahmen – zollfrei.
 

9.    Buchführung und Informationspflicht einer Repräsentanz nach den Vorschriften des chinesischen Rechts

Repräsentanzen sind zur Buchführung, die jährlich von einem in China zugelassenen Wirtschaftsprüfer geprüft werden muss, verpflichtet. 
 
Zusätzlich muss ein Jahresbericht zwischen dem 1. 3. und 30. 6. des Folgejahres dem örtlich zuständigen AMR vorgelegt werden. 

Der Jahresbericht muss folgende Informationen enthalten:

  • Nachweis, dass das Mutterunternehmen noch existiert (beglaubigter, überbeglaubigter und von der Botschaft der Volksrepublik China im Heimatstaat legalisierter Auszug aus dem Handelsregister des ausländischen Mutterunternehmens)
  • Darstellung der Tätigkeiten der Repräsentanz

Falls der Jahresbericht nicht rechtzeitig vorgelegt wird, kann das örtlich zuständige Büro der AMR eine Nachfrist setzen und Geldstrafen in Höhe von RMB 10.000 bis RMB 30.000 auferlegen. Falls der Jahresbericht auch nicht in der festgelegten Nachfrist vorgelegt wird, kann der Repräsentanz das Registrierungszertifikat entzogen werden.
 

10.    Schließung der Repräsentanz

Erfüllt eine Repräsentanz nicht mehr die Anforderungen der Muttergesellschaft, ist eine vergleichsweise komplexe Schließungsprozedur durchzuführen, die im Wesentlichen eine Umkehr der oben dargestellten Registrierungsschritte darstellt:

  • Bei den zuständigen Steuerbehörden ist ein Antrag zur Schließung der Repräsentanz zu stellen. Manche Steuerbehörden führen dabei eine Abschlussprüfung durch. Beim örtlich zuständigen Zollamt ist ein Antrag auf Schließung der Repräsentanz zu stellen mit der Bestätigung, dass die Repräsentanz keine offenen Zollgeschäfte, inklusive ausstehender Zollgebühren, hat.
  • Beendigung des Mietvertrages.
  • Benachrichtigung der Personaldienstleistungsgesellschaft zur Kündigung der Arbeitsverträge der chinesischen Arbeitnehmer und Abwicklung der Abfindung.
  • Antrag bei der SAFE zur Löschung des Devisenregistrierungszertifikats (Foreign Exchange Registration Certificate) oder eines Zertifikats, welches bescheinigt, dass keine offenen SAFE-Geschäfte anhängig sind. 
  • Schließung der Bankkonten sowie Überweisung der Restbeträge an das Mutterunternehmen.
  • Im letzten Schritt erfolgt die Annullierung des Registrierungszertifikates der Repräsentanz nach Antrag an das zuständige Büro der AMR.  

Üblicherweise dauert die Schließungsprozedur zwischen neun und zwölf Monate, ist jedoch vom Umfang der Abschlussprüfung durch die Steuerbehörden und der Kooperationsbereitschaft der involvierten Behörden abhängig.
 

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Unser deutschsprachiger CBBL-Anwalt in Shanghai, Herr Rechtsanwalt Rainer Burkardt, berät Sie gerne: burkardt@cbbl-lawyers.de, Tel. +86 - 21 - 632 100 88


Stand der Bearbeitung: November 2020