Compliance – Instrument zur Transparenz!

Transparenz im Geschäftsbetrieb ist die Basis des nachhaltigen Erfolgs. Ein Compliance-Programm hilft bei der Erreichung dieses Ziels.

Ein allgemeines Compliance-Programm, das für jede Gesellschaft geeignet wäre, gibt es nicht. Es gibt aber allgemeine Prinzipien zur Verminderung von aus Compliance-Sicht problematischen Verhaltensweisen. Jede Gesellschaft sollte daher eine Reihe ethischer Standards ausarbeiten, die den Verhaltenskodex der Gesellschaft bilden. Der Verhaltenskodex umfasst die ethischen Grundsätze der Gesellschaft sowie die wichtigsten Compliance-Risiken, die Methoden zu deren Durchsetzung und Auswertung (Schulungen, Unterstützung, Monitoring, Audit, Schutz der Whisteblower, Einrichtung einer Hotline, etc.), die an Verstöße sich knüpfende Folgen, Due Diligence der Geschäftspartner und deren Hintergrundüberprüfung.

Zusätzliche Richtlinien sollten sich des weiteren mit industriespezifischen Problemen sowie mit der Übereinstimmung mit Antibestechungs- und Antikorruptionsgesetzen, den Regeln für Geschäftsverhältnisse mit Dritten oder staatlichen Organisationen, der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen, mit Spenden und Förderungen, Interessenkonflikten und Anderem befassen.

Eine Reihe von Unterlagen allein reicht aber nicht zur Sicherstellung der konzernweiten Compliance mit dem Verhaltenskodex aus. Mitarbeiter müssen ordentlich mit dem Compliance-Programm bekannt gemacht werden, und zwar mittels einer obligatorischen Schulung für Mitarbeiter, Management, und falls erforderlich, für Geschäftspartner. Die Schulung muss dokumentiert und die Kenntnisse der Mitarbeiter geprüft werden.

Das Compliance-Programm muss die volle Unterstützung der Geschäftsführung genießen. Das Management sollte Compliance nicht als administrative Notwendigkeit, sondern als ein strategisches Instrument für das Vorankommen der Gesellschaft verstehen. Zusätzliche Unterstützung leisten dann unabhängige (interne oder externe) Compliance Officer mit entsprechender Autorität.

Ein grundsätzlicher Bestandteil der Compliance ist die Risikoeinschätzung. Ein systematischer Zugang zum Compliance-Programm zusammen mit regelmäßiger Risikoeinschätzung ist äußerst wichtig. Die häufigsten Instrumente der Risikoeinschätzung sind interne Prüfungen, Anrufe bei der Hotline, interne Untersuchungen, Mitarbeiterschulungen, Monitoring der internen Compliance und Monitoring von Dritten.
Weitere Unterstützung bietet auch die Compliance-Abteilung, die Mitarbeitern bei Compliance-Fragen und Problemen hilft. Ein Meldesystem, wie z.B. eine Hotline (elektronische oder telefonische Unterstützung durch externe Rechtsberater) wirkt effektiv bei der Aufdeckung von Compliance-Verstößen und kann durch die Geschäftspartner wie auch die Mitarbeiter genutzt werden.

Disziplinarische Maßnahmen gegenüber Personen, die die Compliance-Regeln verletzen, unterscheiden sich ad hoc, und umfassen insbesondere: Wiederholung der Schulung, Gehaltskürzung und Auflösung des Arbeitsverhältnisses. Die Maßnahmen der Gesellschaft müssen in angemessenem Verhältnis zu dem zu sanktionierenden Verhalten stehen.

In den letzten Jahren ist es zu großen Fortschritten bei der Implementierung von Compliance-Programmen gekommen. Ein effektives Compliance-Programm sollte als ein Instrument, das der Gesellschaft einen strategischen Vorteil gegenüber den Konkurrenten gibt, angesehen werden. Die Implementierung von Compliance-Programmen in Geschäftsbeziehungen trägt zur Verminderung von Korruption bei, verbessert die Transparenz, und somit das Leben aller. Und dadurch gewinnt jeder.

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