Richtungsweisende Entscheidung der Datenschutzbehörde für Datenverwalter

Die mit einer Geldbuße abgeschlossene Überprüfung wurde aufgrund einer Kundenbeschwerde wegen eines ungebetenen Newsletters eingeleitet, zugleich jedoch auf die Überprüfung der gesamten Datenverwaltungspraxis der Gesellschaft ausgeweitet.

Kreis der geprüften Unterlagen

Die Behörde hat zahlreiche Unterlagen eingefordert, jedoch ist praktisch bedeutend, dass die Behörde neben den gesetzlich vorgeschriebenen Unterlagen (Datenschutzpolicy und Anleitung; Erfassung für allgemeine Datenübermittlung, Erfassung für Datenübermittlung zu Direktmarketingzwecken, bzw. Erfassung gemäß dem Werbegesetz) auch andere Unterlagen, wie die Ordnung der Erfüllung von Datenlöschungsanträgen oder die Protokolle für die Datenübernahme eingefordert hat. So ist es ratsam, Statuten für alle Fragen zu erstellen, die als Grundlage für eine Entscheidung im Zusammenhang mit der Datenverwaltung dienen können.

Andere richtungsweisende Feststellungen

Die weiteren Feststellungen deuten an, dass es im Rahmen der Datenverwaltung neben der weitgehenden Dokumentierungs-pflicht ein wesentliches Bedürfnis ist, die Betroffenen entsprechend zu belehren sowie ihnen die Entscheidungsfreiheit einzuräumen. Unter diesen Anforderungen hat die Behörde folgendes beanstandet:

  • Unterlassen der Angabe über die entgeltliche Übermittlung der Datenbank als Zweck der Datenerhebung;
  • Verpflichtung des Betroffenen, das Verbot der Datenverwaltung bei jedem Datenverwalter einzeln zu erklären;
  • die Nichtverfügbarkeit der Datenschutzpolicy und der Anleitung sämtlicher potentieller Datenverwalter und die Unmöglichkeit, die Datenverwaltung auch bezüglich einzelner Datenverwalter zu verbieten;
  • Einhacken des Kontrollkästchens im Voraus, dass die Erklärung gelesen und angenommen ist;
  • die Möglichkeit, Handlungen mit den persönlichen Daten in einer veralteten Datenbank vorzunehmen.

Weitere wesentliche Anforderung ist, dass die datenschutzrechtliche Anleitung die Belehrung über die Rechte und Rechtsmittel des Betroffenen unbedingt enthält.
Es ist wichtig, dass die Prüfung und der Bescheid zwar nicht von einer Gesetzesänderung ausgelöst wurden. Dennoch können alle Feststellungen der Behörde einschließlich der darin manifestierten Praxis als wertvolle Leitlinie dienen. Somit ist es empfohlen, die Datenverwaltungspraxis von Sachverständigen überprüfen zu lassen.

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