Das seit Januar 2014 gültige Handelskörperschaftgesetz regelt die Möglichkeit, der Ausfertigung einer notariellen Niederschrift über außerhalb der Gesellschafterversammlung in sog. Umlaufverfahren getroffene Entscheidungen der Gesellschafter von Gesellschaften mit beschränkter Haftung aus dem Weg zu gehen. In diesem Fall reicht es, wenn der Gesellschafter einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung ihr zur Vorlage der Entscheidung der Gesellschafterversammlung seine Stellungnahme mit amtlich beglaubigter Unterschrift vorlegt.
Die Geschäftsführer haben ein solches Vorgehen früher vermieden, so dass den Gesellschaften häufig unnötige Kosten für notarielle Niederschriften entstanden sind, die sich auf nicht unerhebliche Beträge hochschrauben können. Die Registergerichte akzeptieren ein solches Vorgehen jedoch problemlos, auch bei älteren Gesellschaften, die weiterhin dem Handelsgesetzbuch unterliegen und ihren Gesellschaftsvertrag nicht der neuen Regelung des Handelskörperschaftgesetzes unterworfen haben. Dieses Vorgehen kann allerdings nur bei den Gesellschaften Anwendung finden, die mehr als 1 Gesellschafter haben, d.h. dann, wenn eine Gesellschafterversammlung einzuberufen ist.
