Gründung einer Repräsentanz in Russland

von Herr Rechtsanwalt Thomas Brand, thomas.brand@bbpartners.de
Tel. +7 - 49 - 56 62 33 65

Einführung

Über 5.000 deutsche Unternehmen sind derzeit in Russland tätig. Die Zahl nimmt stetig zu, auch wenn die Wirtschaftskrise und gegenseitige Sanktionen zu einem Rückgang der Investitionen und des Handels mit Russland geführt haben. Nach wie vor ist der Modernisierungsbedarf der russischen Wirtschaft insgesamt hoch. Hier ist vor allem ausländisches Know-how und Technologie gefragt, aber auch Kapital. Nach den Angaben der Bundesbank und der russischen Zentralbank sind die Direktinvestitionen deutscher Firmen im Jahre 2015 im Vergleich zu 2014 um das Vierfache gestiegen. Allein im ersten Quartal 2016 betrugen die deutschen Direktinvestitionen in die russische Wirtschaft ca. EUR 1,1 Milliarden.

Auch im „Doing Business Ranking 2016“ der Weltbank ist Russland um 11 Positionen nach oben geklettert – dies spielt auch für Investoren eine Rolle, wenn es darum geht, sich in Russland niederzulassen.

 

Rechtsformwahl

Für Unternehmen, die nicht nur Handel mit Russland von Deutschland aus betreiben, sondern vorort tätig sein wollen, stellt sich die Frage nach der Art der Niederlassung, die gegründet werden soll. Für eine Präsenz in Russland kommt entweder die Gründung einer Kapitalgesellschaft (z.B. GmbH oder AG) in Betracht oder die Gründung einer Filiale oder Repräsentanz. Personengesellschaften spielen kaum eine Rolle. Sofern Maschinen oder Anlagen an russische Abnehmer geliefert und in Russland montiert werden, reicht in der Regel eine einfache Steueranmeldung aus. Ist allerdings die geplante Tätigkeit im Rahmen des Lieferauftrages zulassungs- und lizenzpflichtig, genügt eine einfache Steueranmeldung nicht, da ausländischen Unternehmen in aller Regel nur dann russische Zulassungen bzw. Genehmigungen erteilt werden (z.B. für Bautätigkeiten), wenn sie zumindest über eine Repräsentanz oder Filiale in Russland verfügen.

Eine Repräsentanz scheidet als Niederlassungsform dann aus, wenn beabsichtigt ist, in Russland aktiv wirtschaftlich tätig zu werden, z.B. Waren zu importieren und zu veräußern, ein Lager zu unterhalten oder aber auch Dienstleistungen zu erbringen. Dies hat verschiedene Gründe, auf die weiter unten eingegangen wird. Normalerweise werden Repräsentanzen gegründet, um die Präsenz auf dem russischen Markt zu verstärken und neue Kunden zu gewinnen.

 

Status einer Repräsentanz

Bei einer Repräsentanz handelt es sich nach Art. 55 Ziff. 1 des russischen Zivilgesetzbuches („ZGB“) um eine „abgetrennte Unterabteilung einer juristischen Person, die nicht an deren Sitz belegen ist und die die Interessen dieser juristischen Person vertritt und schützt“. Nach Art. 55 Ziff. 3 ZGB ist eine Repräsentanz keine juristische Person. Sie erhält von der juristischen Person, die sie gegründet hat, Vermögenswerte zugeteilt und wird im Rahmen einer von der juristischen Person bestätigten Repräsentanzordnung tätig. Die Repräsentanz soll nach russischem Rechtsverständnis selbst keinen kommerziellen Tätigkeiten nachgehen, sondern lediglich die Geschäftstätigkeit der Hauptgesellschaft unterstützen. Eine Repräsentanz tritt im Namen und im Auftrag des ausländischen Unternehmens auf (siehe auch Musterrepräsentanzordnung).

Der Umfang der Tätigkeit sollte so bemessen sein, dass die Repräsentanz des Unternehmens steuerrechtlich möglichst nicht zu einer Betriebstätte wird. Dies ist insbesondere dann nicht der Fall, wenn die Repräsentanz ausschließlich dazu unterhalten wird, Waren zu lagern, auszustellen, Informationen zu beschaffen oder Werbung zu betreiben und sich ihre Tätigkeit ansonsten auf vorbereitende oder unterstützende Tätigkeiten beschränkt. Solange eine Repräsentanz keine Betriebstätte darstellt, unterliegt sie nicht der russischen Gewinn- und Umsatzbesteuerung. Anderenfalls hätte sie an den russischen Staat Gewinn- und Umsatzsteuer zu entrichten und würde umfassenden steuerverfahrensrechtlichen Mitwirkungspflichten unterliegen.

 

Haftung

Da die Repräsentanz keine juristische Person ist, haftet das Stammhaus vollumfänglich für sämtliche Verbindlichkeiten. Eine Haftungsbeschränkung auf das Vermögen der Gesellschaft findet nicht statt. Allerdings sind Urteile staatlicher russischer Gerichte in Deutschland in aller Regel nicht vollstreckbar, so dass praktisch keine Vollstreckung in das Vermögen des Stammhauses in Deutschland nicht wahrscheinlich ist (allerdings in Vermögen, das sich in Russland befindet, z.B. auch Waren, die an den Kunden nach Russland geliefert werden, ohne dass das Eigentum übergegangen ist).

 

Akkreditierung

Ausländische Unternehmen, die in Russland eine Repräsentanz gründen wollen, haben diese anzumelden. Die Akkreditierung ist insbesondere für die Eröffnung von Konten, für die Anmietung von Büros und die Anstellung von Mitarbeitern notwendig.

Seit 1. Januar 2015 ist für die Akkreditierung ausländischer Repräsentanzen in Moskau und in anderen Städten die Steuerbehörde Nr. 47 in Moskau zuständig. Der Föderale Steuerdienst führt ein gesondertes Register akkreditierter Filiale und Repräsentanzen, deren Angaben öffentlich zugänglich sind.Der Antrag auf die Akkreditierung einer Repräsentanz ist bei der Steuerbehörde Nr. 47 zu stellen.

Seit 1. Januar 2015 können Repräsentanzen unbefristet akkreditiert werden – zuvor betrug die Frist drei Jahre mit Verlängerungsoption. Die Akkreditierungsgebühr beträgt RUB 120.000,-- (ca. EUR 1.650,--). Die Akkreditierung erfolgt normalerweise innerhalb von 25 Arbeitstagen, kann aber in einem beschleunigten Verfahren auf fünf Arbeitstage verkürzt werden, wobei sich die Akkreditierungsgebühr um RUB 15.000,-- (ca. EUR 200,--) erhöht. Es wird eine Urkunde über die Eintragung ins Register der akkreditierten Filiale und Repräsentanzen ausländischen juristischen Personen erteilt.

Einen Überblick über die notwendigen Unterlagen für die Akkreditierung finden Sie weiter unten.

 

Büroadresse und Mietvertrag

Ohne Büroadresse kann keine Akkreditierung erfolgen. Die Büroadresse (der Sitz der Repräsentanz) ist in der Repräsentanzordnung zu benennen, darüber hinaus verlangen die Registrierungsbehörden ein Bestätigungsschreiben des Vermieters, dass dieser die Adresse zur Verfügung stellt. Daneben wird auch die Vorlage eines Eigentumsnachweises des Vermieters verlangt, aus dem sich das Recht zur Vermietung ergibt. 

Es ist daher wichtig, dass rechtzeitig ein Büro gefunden wird, damit die Akkreditierung möglich ist. Im Übrigen sind akkreditierte Repräsentanzen unter gewissen Umständen von der Mehrwertsteuer auf Mietzahlungen befreit. Die Mehrwertsteuer beträgt in Russland 18 %. Das russische Mietrecht beinhaltet einige Besonderheiten, die bei Abschluss eines Mietvertrages zu beachten sind. Eine Besonderheit ist, dass Mietverträge mit einer Laufzeit von einem Jahr und mehr einer staatlichen Registrierung bedürfen, um wirksam zu werden. Viele Vermieter lehnen diese Registrierung unter Hinweis auf den Aufwand ab, sondern schließen vielmehr nur kurzfristige Verträge ab (bis zu 11 Monaten), da diese nicht zu registrieren sind. Dies bedeutet in der Praxis aber häufig, dass nach Ablauf der Frist Forderungen nach einer Mieterhöhung auf den Mieter zukommen. Bei langfristigen Mietverträgen kann das Recht des Vermieters auf jährliche Mietanpassung vertraglich ausgeschlossen werden. Wichtig ist auch, dass einseitige Kündigungen nur dann zulässig sind, wenn dies ausdrücklich so im Mietvertrag geregelt ist. Andernfalls kann eine Aufhebung nur durch die Gerichte erfolgen.

 

Repräsentanzleiter

Jede Repräsentanz benötigt zwingend einen Repräsentanzleiter, der vor Akkreditierung durch Beschluss zu bestimmen ist. Er ist kein echtes Organ, sondern handelt auf Grundlage einer rechtsgeschäftlichen Vollmacht des Stammhauses. Daher haftet er auch nicht im selben Umfang wie ein Generaldirektor einer russischen GmbH. 

Für die Akkreditierung ist dem designierten Repräsentanzleiter daher eine Vollmacht zu erteilen. Eine Mustervollmacht finden Sie weiter unten. Die Vollmacht kann zwar auch deutschem Recht unterstehen, aus praktischen Gründen sollten aber in jedem Fall die russischen Gepflogenheiten berücksichtigt werden, da die Vollmacht ja in Russland funktionieren soll. Insbesondere die russischen Behörden haben häufig ihre eigenen Vorstellungen, wie eine Vollmacht ausgestaltet sein soll. Dies ist im Muster berücksichtigt, es handelt sich also um eine praxiserprobte Vollmacht. Die Fristen für Vollmachten können frei bestimmt werden. Sieht die Vollmacht keine Frist vor, gilt sie nach russischem Recht für ein Jahr.

Auch Ausländer können zum Repräsentanzleiter bestellt werden. Allerdings benötigen Ausländer vor Arbeitsaufnahme immer eine Arbeitsgenehmigung (mehr dazu weiter unten). Es sollte daher für die Gründungsphase übergangsweise ein russischer Staatsbürger zum Repräsentanzleiter bestellt werden, um keinen ausländerrechtlichen Verstoß zu begehen. Die Bußgelder für derartige Verstöße sind recht hoch.

 

Repräsentanzordnung

Die Repräsentanzordnung als „Satzung“ der Repräsentanz enthält vor allem Regelungen darüber, welchen Tätigkeiten die Repräsentanz nachgehen soll (siehe auch Musterrepräsentanzordnung). Für die steuerliche Beurteilung, ob eine kommerzielle Betriebsstätte vorliegt, ist die Repräsentanzordnung indes nicht entscheidend, hier kommt es vielmehr auf die tatsächlichen Umstände an. Eine Repräsentanz darf im Übrigen nur für ihr Stammhaus tätig werden, und nicht für andere Konzerngesellschaften. Wenn die Repräsentanz auch für andere Konzerngesellschaften tätig wird, wird diese kommerziell tätig (auch wenn die Leistungen unentgeltlich erfolgen). 

 

Bankkonten / Devisenrecht

Die Repräsentanz hat aus praktischen Gründen zwingend Konten bei einer russischen Bank zu eröffnen. So sind z.B. Auslandsüberweisungen an die russischen Steuerbehörden, die im Rahmen der Tätigkeit einer Repräsentanz normalerweise erfolgen, nicht möglich. In der Regel werden sowohl RUB als auch EUR Konten eröffnet. Die Steuerbehörden sind über die Eröffnung eines jeden Kontos gesondert zu benachrichtigen.

Da es sich bei der Repräsentanz um keine juristische Person handelt, sondern um eine Unterabteilung einer ausländischen juristischen Person, die in Russland belegen ist, handelt es sich bei der Repräsentanz um einen „Nichtresidenten“ oder „Devisenausländer“ im Sinne des russischen Devisenrechts. Dies hat zur Folge, dass die Repräsentanz Devisengeschäfte mit gewissen Ausnahmen frei abwickeln darf. Bei sog. „Außenhandelsgeschäften“ mit einer Repräsentanz ist ein sog. „Geschäftspass“ erforderlich, der durch die Bank des Residenten eröffnet wird. Aufgrund des Status der Repräsentanz können technisch von der Muttergesellschaft problemlos Geldmittel auf die Konten der Repräsentanz überwiesen werden (kein Geschäftspass etc.).

 

Buchhaltung

Alle Unternehmen in Russland sind zur Buchführung verpflichtet. Dies gilt auch für Repräsentanzen ohne kommerzielle Geschäftsaktivität und Filialen ausländischer Gesellschaften. Für die Buchführung gelten zumeist zwingende Regelungen und es existieren gesetzlich vorgeschriebene Formblätter. In der russischen Rechnungslegung geht „Form over Substance“. Die Repräsentanz hat daher eine russische Buchhaltung einzurichten. Das am häufigsten verwandte Buchhaltungsprogramm ist „1S“. 

Die Buchhaltung kann entweder durch einen angestellten Buchhalter erfolgen oder extern an eine Buchhaltungsfirma vergeben werden. In Moskau gibt es eine ganze Reihe auch deutscher Firmen, die Buchhaltungsleistungen anbieten, darunter auch unsere Schwestergesellschaft KBK-Accounting (Kontaktperson: Aleksandr Khanin aleksandr.khanin@kbk-accounting.de). Eine eigene Buchhaltung für die Repräsentanz lohnt sich in der Regel nicht. 

 

Beschäftigung von Ausländern

Alle ausländischen Mitarbeiter der Repräsentanz benötigen eine persönliche Akkreditierung bei der russischen Industrie- und Handelskammer. Dafür wird eine Gebühr in Höhe von RUB 5.000,-- (ca. EUR 80,--) erhoben. Diese persönlichen Akkreditierungen können im Rahmen des Akkreditierungsverfahrens beantragt werden. Es können maximal fünf ausländische Arbeitskräfte angestellt werden. Aus wichtigen Gründen kann diese Anzahl aber erhöht werden. Familienmitglieder von Mitarbeitern erhalten Visa als „begleitende Familienmitglieder“. Neben der persönlichen Akkreditierung benötigen alle ausländischen Arbeitskräfte der Repräsentanz zusätzlich eine Arbeitsgenehmigung (Gesetz Nr. 115-FZ vom 25. Juli 2002 „Über die rechtliche Stellung von Ausländern in der Russischen Föderation”).

Seit 1. Januar 2015 dürfen in Repräsentanzen ausländische Mitarbeiter als „hochqualifizierter Spezialisten“ beschäftigt werden. Bislang war dies nur Niederlassungen und Tochtergesellschaften ausländischer juristischen Personen gestattet, was zu erheblichen Unannehmlichkeiten für Repräsentanzen führte.
Hochqualifizierte Spezialisten sind laut Gesetz Ausländer, die über Berufserfahrungen, Kenntnisse oder Errungenschaften in einem konkreten Tätigkeitsbereich verfügen und ein Gehalt von mindestens RUB 167.000 (ca. EUR 2.780,--) brutto monatlich erhalten.

Der Status eines hochqualifizierten Spezialisten bietet gegenüber dem eines „normalen” ausländischen Arbeitnehmers viele Vorteile. Für hochqualifizierte Spezialisten wird die Arbeitserlaubnis für drei Jahre erteilt (im Gegensatz zu einem Jahr für die normale Arbeitserlaubnisse), es gelten keine Zulassungsquoten für ausländische Arbeitskräfte und die Einkünfte werden ab dem ersten Tag des Aufenthalts in Russland zu einem Steuersatz von 13 % besteuert. Außerdem sind hochqualifizierte Spezialisten vom Nachweis der Russischkenntnisse befreit.

Zum russischen Ausländerrecht können Sie unseren Leitfaden Ausländer- und Migrationsrecht von unserer Internetseite herunterladen.

 

Stand der Bearbeitung: März 2017