Gründung einer GmbH in Russland

Von unserem deutschsprachigen CBBL-Anwalt in Moskau, Herrn Rechtsanwalt Thomas Brand, brand@cbbl-lawyers.de, Tel. +7 - 495 - 662 33 65, www.bbpartners.ru

Wichtige Informationen für ausländische Unternehmen zur Gründung einer GmbH nach russischem Recht („OOO“).

1. Rechtliche Einordnung einer russischen GmbH
2. Firmenname
3. Managementstruktur
4. Stammkapital
5. Sitz der russischen GmbH
6. Gründungsverfahren (inkl. Mustersatzung)

1. Rechtliche Einordnung einer GmbH nach russischem Recht

Die russische Gesellschaft mit beschränkter Haftung („OOO“) ist die am häufigsten vorkommende Rechtsform in Russland. Auch die meisten ausländischen Investoren wählen sie als Rechtsform.

Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung ist nach russischem Recht eine juristische Person. Rechtliche Regelungen finden sich sowohl im russischen Zivilgesetzbuch („russisches ZGB“) als auch im russischen GmbH-Gesetz („russisches GmbHG“). Das russische GmbHG wurde in den letzten 10 Jahren stetig angepasst und verbessert und ist dem deutschen GmbH-Recht sehr ähnlich, wobei es natürlich wichtige Unterschiede gibt.

Gesellschafter einer russischen GmbH/OOO können sowohl natürliche als auch juristische Personen sein, ausländische wie inländische.

Ausländische Unternehmen können auch 100%ige Tochtergesellschaften gründen. Voraussetzung dafür ist aber, dass diese ausländische Muttergesellschaft mindestens zwei Gesellschafter hat (sog. „Enkelverbot“). Anderenfalls ist für die Gründung ein weiterer Gesellschafter notwendig, wobei hier eine Beteiligung von 1 % ausreichend ist. Der zweite „Mini-Gesellschafter“ kann dabei auch eine Gruppengesellschaft sein, so dass es bei einer vollständigen gesellschaftsrechtlichen Kontrolle bleibt.

Die Anzahl der Gesellschafter einer russischen GmbH/OOO darf 50 nicht übersteigen, andernfalls ist sie in eine Aktiengesellschaft umzuwandeln.

Die Gesellschafter haften grundsätzlich nur in Höhe ihrer Einlagen. Die Gesellschaft haftet nicht für die Verbindlichkeiten der Gesellschafter. Daher besteht prinzipiell eine Trennung zwischen dem Vermögen der Gesellschaft und dem der Gesellschafter.

Etwas anderes gilt nur, wenn die Gesellschafter ihre Einlagen nicht geleistet haben.

Die Gesellschafter, die ihre Einlagen nicht vollständig geleistet haben, haften solidarisch für die Verbindlichkeiten der Gesellschaft in Höhe des nicht geleisteten Teils.

Allerdings wurde die Durchgriffshaftung auf die Gesellschafter in den vergangenen Jahren erheblich ausgeweitet, insbesondere in Insolvenzfällen.

Dazu hat das Oberste Russische Gericht Ende Januar 2020 klargestellt, dass Forderungen der Gesellschafter aus Unternehmensfinanzierungen erst nach den Forderungen dritter Gläubiger befriedigt werden.

Eine russische GmbH/OOO kann zu beliebigen, gesetzlich zulässigen Zwecken gegründet werden. Eine Tätigkeit ist der Gesellschaft auch dann erlaubt, wenn diese nicht ausdrücklich in der Satzung genannt ist. Für bestimmte Tätigkeiten werden Lizenzen benötigt. Wenn ohne die notwendigen Lizenzen gearbeitet wird, kann dies strafbar sein. Um Außenhandelstätigkeiten nachgehen zu können, ist die russische GmbH/OOO beim russischen Zoll anzumelden.

Eine OOO gilt im Zeitpunkt ihrer Eintragung in das von der Steuerbehörde geführte „Einheitliche Staatliche Register Juristischer Personen“ (EGRUL) – dem russischen Handelsregister - als gegründet. Mit Gründung erhält jede OOO eine OGRN-Nummer (Handelsregisternummer) und eine Steuernummer (INN). Operativ handlungsfähig wird die Gesellschaft allerdings erst mit der Eröffnung von Bankkonten.

2. Firmenname

Bei Gründung ist die genaue Firma der russischen GmbH/OOO festzulegen. Dabei ist zu beachten, dass einige Namen nicht bzw. nur mit Genehmigung verwendet werden dürfen, wie z.B. „Российская Федерация“ (Rossijskaja Federazia, Russische Föderation) sowie volle oder abgeleitete Wörter offizieller Bezeichnungen der Russischen Föderation (z.B. „Россия“, „Rossija“) oder Abkürzungen (z.B. „Рос“oder „Ros“).

Die Nutzung des Wortes „Moskau“ ist ebenfalls genehmigungspflichtig.

3. Managementstruktur

Bei der russischen GmbH/OOO sind nach dem russischen GmbHG zwingend zwei Organe vorgesehen:

• die Gesellschafterversammlung und
• der Generaldirektor als Einzelexekutivorgan.

Die Stellung des Generaldirektors ähnelt der Position des deutschen Geschäftsführers. Zu seinem Zuständigkeitsbereich gehören die laufenden Geschäfte der Gesellschaft. Es können bei der OOO seit einigen Jahren auch gleichzeitig mehrere Generaldirektoren bestellt werden (Vier-Augen-Prinzip). Es kann eine gemeinschaftliche Vertretung vorgesehen werden oder aber Einzelvertretungsbefugnis.

Die Vertretungsbefugnis des Generaldirektors ist nach außen dadurch beschränkbar, dass dies durch die Satzung vorgesehen wird. Diese Beschränkung hat gegenüber Dritten aber nur dann Wirkung, wenn diese von der Beschränkung Kenntnis hatten. Viele Satzungen sehen daher einen Einschränkungskatalog vor.

Als Generaldirektor kann auch ein ausländischer Staatsangehöriger bestellt werden, der aber eine Arbeitserlaubnis benötigt, die vor der Bestellung und Aufnahme der Tätigkeit einzuholen ist. Dies stellt häufig bei Gründungen ein Problem dar, da viele ausländische Unternehmen zum Zeitpunkt der Gründung noch keinen russischen Generaldirektor stellen können oder wollen und die Arbeitsgenehmigung erst nach der Gründung der OOO beantragt werden kann (das Verfahren dauert ca. drei bis vier Monate; für „Hochqualifizierte Spezialisten“ dauert das Verfahren lediglich 14 Werktage). Um die hohen Bußgelder für ausländerrechtliche Verstöße zu vermeiden, sollte ein russischer Staatsangehöriger in der Gründungsphase – wenn auch nur interimsweise – das Amt des Generaldirektors übernehmen.

Der Generaldirektor ist nach russischem Recht Arbeitnehmer. Mit ihm ist ein Arbeitsvertrag abzuschließen. Es gilt russisches Arbeitsrecht – und damit auch das Günstigkeitsprinzip. Regelungen des Arbeitsvertrages, die zugunsten des Arbeitnehmers von der gesetzlichen Regelung abweichen, sind daher wirksam.

Die Funktionen des Generaldirektors können auch einer Managementgesellschaft übertragen werden, wenn dies nach der Satzung explizit erlaubt ist.

Neben dem Generaldirektor kann ein sog. „kollektives Exekutivorgan“, auch als Vorstand oder Direktion bezeichnet, eingesetzt werden. Die Vorstandsmitglieder sind nur auf Grundlage einer rechtgeschäftlichen Vollmacht vertretungsbefugt, nicht von Gesetzes wegen.

Es kann auch ein Aufsichtsrat vorgesehen werden, dem durch die Satzung gewisse Kompetenzen der Gesellschafter-versammlung übertragen werden können (so z.B. die Bestellung und Abberufung des Generaldirektors und des Hauptbuchhalters). Dies ist bei der OOO aber eher selten und mach bei 100%igen Tochtergesellschaften nur bedingt Sinn.

4. Das Stammkapital der russischen GmbH/OOO

Zurzeit beträgt das Mindeststammkapital einer russischen OOO RUB 10.000,- (umgerechnet ca. EUR 135,--). Die Einzahlungsfrist für das Stammkapital bei der Gründung wird im Vertrag über die Gründung der Gesellschaft oder im Gründungsbeschluss bestimmt, darf aber vier Monate nach der staatlichen Registrierung der Gesellschaft nicht überschreiten.

Im Fall des Zahlungsverzuges geht der durch den Gründungsgesellschafter nicht geleistete Teil des Geschäftsanteils auf die Gesellschaft über, die diesen innerhalb eines Jahres entweder zwischen ihren Gesellschaftern zu verteilen hat oder zur entsprechenden Stammkapitalherabsetzung verpflichtet ist.

Es empfiehlt sich vor der Gründung zu erwägen, ob eine qualifizierte Beteiligung im Sinne des Deutsch-Russischen-Doppelbesteuerungsabkommens („DBA“) sinnvoll ist. Eine qualifizierte Beteiligung liegt (verkürzt) vor, wenn ein Gesellschafter mindestens 10 % der Anteile hält und mindestens EUR 80.000,-- Stammkapital einbringt. Vorteil ist, dass nach dem DBA dadurch die Dividendenbesteuerung von 15 % auf 5 % verringert werden kann (allerdings nicht, wenn der Gründer eine KG ist, da die Regelung nur auf Kapitalgesellschaften anwendbar ist, es sei denn, die KG ist ausnahmsweise ertragssteuerpflichtig).

5. Sitz der russischen GmbH

Eine Gründung ohne juristische Adresse ist nicht möglich, da der genaue Sitz der Gesellschaft im Gründungsprotokoll anzugeben ist. Die Behörden verlangen in der Praxis häufig einen Nachweis über das Vorhandensein von konkreten Räumlichkeiten, in denen die zu gründende Gesellschaft ihren Sitz begründet. In der Regel ist den Registrierungsbehörden dafür ein „Bestätigungsschreiben“ des Vermieters vorzulegen, das bestätigt, dass der OOO nach Gründung Räumlichkeiten zur Verfügung gestellt werden. Darüber hinaus verlangen die Behörden in der Regel die Vorlage eines beglaubigten Eigentumszeugnisses des Vermieters. Das Registrierungsamt ist dazu befugt die Angaben über den Sitz der Gesellschaften als auch andere im Handelsregister enthaltene Angaben zu den Gesellschaften zu prüfen, darunter auch den Vermieter zu kontaktieren und die Räumlichkeiten in Augenschein zu nehmen.

6. Gründungsverfahren

Das Gründungsverfahren einer OOO umfasst im Wesentlichen folgende Schritte:

a. Beschluss über die Gründung der OOO

Die Entscheidung über die Gründung der OOO wird in Form eines schriftlichen Beschlusses der Gründer getroffen. Der Beschluss über die Gründung hat folgende Informationen zu enthalten:

• Entscheidung über die Gründung der Gesellschaft unter Angabe des Firmennamens, der Adresse und der Höhe des Stammkapitals;
• Bestätigung der Satzung der Gesellschaft;
• Wahl des Generaldirektors (und ggf. der Direktionsmitglieder) und Bevollmächtigung der Person, die den Arbeitsvertrag mit dem Generaldirektor unterzeichnet;
• Beschluss über die Registrierung der Gesellschaft.

Diese Tagesordnungspunkte sind nicht abschließend und können beliebig erweitert werden.

Wenn die OOO durch einen Gesellschafter gegründet wird, sind in den Gründungsbeschluss zusätzlich Angaben über das Verfahren und die Fristen für die Einlage in das Stammkapital sowie über die Höhe und den Nominalwert des Geschäftsanteils aufzunehmen.

Der Beschluss über die Gründung der OOO ist durch alle Gründer einstimmig zu fassen.

b. Vertrag über die Gründung der Gesellschaft

Im Fall der Gründung einer OOO durch mehrere Gesellschafter ist ein Vertrag über die Gründung der Gesellschaft (Gründungsvertrag) abzuschließen. Der Gründungsvertrag hat folgenden Inhalt zu haben:

• Namen der Gesellschafter;
• Höhe des Stammkapitals;
• Höhe und der Nominalwert der Gesellschafteranteile;
• Höhe und Art der Einlagen in das Stammkapital und
• das Verfahren und die Fristen zur Einzahlung der Einlagen.

Der Gründungsvertrag ist seit dem Inkrafttreten des neuen russischen GmbHG kein „Gründungsdokument“ im Rechtssinne mehr (dies ist nur noch die Satzung). Der Gründungsvertrag unterliegt der einfachen Schriftform.

c. Satzung

Einziges Gründungsdokument der OOO ist seit 1. Juli 2009 die Satzung. Die Satzung hat insbesondere folgenden Inhalt zu haben:

• Name der zu gründenden OOO;
• Sitz der Gesellschaft (postalische Adresse nicht mehr zwingend);
• Tätigkeitsarten;
• Höhe des Stammkapitals bei Gründung;
• Kompetenzen der Organe;
• Abstimmungsverfahren und erforderliche Stimmenmehrheit;
• Rechte und Pflichten der Gesellschafter;
• Verfahren zur Anteilsübertragung;
• Regeln über die Aufbewahrung von Gesellschaftsunterlagen und Einsichtsrechte der Gesellschafter;
• Amtszeit und Beschränkung der Befugnisse des Generaldirektors;
  Bestimmungen zu Umstrukturierungen und zur Liquidation.

Wenn die Satzung eine Regel über das Austrittrecht der Gesellschafter vorsieht, hat sie auch Regeln über das Verfahren und die Reihenfolge des Austritts aus der OOO zu enthalten. Da das Austrittsrecht seit dem 1. Juli 2009 dispositiv ist, wird dies meist nicht mehr aufgenommen. Stattdessen werden Regeln zur Anteilsübertragung auf Mitgesellschafter oder Dritte vorgesehen.

d. Gesellschafterliste

Die Angaben über die Höhe und den Nominalwert der Gesellschafteranteile sind nicht mehr in der Satzung zu regeln (wie dies bis Juli 2009 der Fall war). Dafür ist eine Gesellschafterliste mit diesen Angaben zu erstellen.

Eine solche Gesellschafterliste ist von der Gesellschaft selbst zu führen und zu aktualisieren. Die Angaben der Gesellsachafterliste haben mit den entsprechenden Angaben, die im Einheitlichen Staatlichen Register Juristischer Personen enthalten sind, übereinzustimmen. Der Generaldirektor ist für die Einreichung von Änderungen zuständig. Sollten die Angaben des Registers und der Gesellschafterliste nicht übereinstimmen, hat die Eintragung im Register Vorrang.

e. Registrierung

Für die Eintragung in das Einheitliche Staatliche Register Juristischer Personen sind die Steuerbehörden zuständig (in Moskau ist dies die Steuerbehörde Nr. 46). Die Eintragung erfolgt innerhalb von drei Arbeitstagen nach Einreichung des Registrierungsantrags samt allen notwendigen Unterlagen. Der Registrierungsantrag besteht aus mehreren amtlichen Formblättern, die zwingend zu verwenden sind. Die Unterzeichnung des Antrages sollte vor einem russischen Notar durch alle Gründer erfolgen. Möglich ist aber auch die Unterzeichnung vor einem deutschen Notar mit anschließender Überbeglaubigung (Apostille). Die Antragsform ist dabei zwingend auf Russisch zu fassen.

Seit einiger Zeit können Registrierungsanträge nicht mehr von Vertretern der Gründer unterzeichnet werden, sondern sind von den Geschäftsführern der Gründer in eigenem Namen zu unterzeichnen. Wichtig ist, dass der Geschäftsführer, der den Registrierungsantrag unterzeichnet, alleinvertretungsbefugt ist (was bei ausländischen Gesellschaften nicht immer der Fall ist). Andernfalls ist der Antrag durch alle gemäß Handelsregister befugten Geschäftsführer des Gesellschafters zu unterzeichnen.

Nach den neuen Regelungen zum Gründungsverfahren kann der Antrag nicht nur durch die Antragsteller (wie dies bis Juli 2013 der Fall war) persönlich, sondern auch durch den Vertreter der Antragsteller aufgrund der Vollmacht bei den Steuerbehörden eingereicht werden. Nach Wahl des Antragstellers können die Originale der Registrierungsurkunden sowie die Satzung der gegründeten OOO bei der Steuerbehörde abgeholt oder per Post an die Postadresse am Sitz der OOO gesendet werden.

Der Registrierungsantrag zur Gründung der Gesellschaft kann jetzt auch durch den russischen Notar auf elektronischem Wege beim Registrierungsamt eingereicht werden, dies ist jetzt eigentlich die Regel. In diesem Fall erhält der Antragsteller bei erfolgter Eintragung eine „elektronische“ Satzung, das Registrierungsblatt und die Steueranmeldungsbescheinigung. Auf Grundlage der elektronischen Dokumente kann der Notar dem Antragsteller notariell beglaubigte Papierexemplare der Unterlagen zur Verfügung stellen.

Seit Oktober 2018 haben die Antragsteller die Möglichkeit bei einer Ablehnung der staatlichen Registrierung wegen der Nichtvorlage notwendiger Unterlagen oder deren Fehlerhaftigkeit entsprechende Unterlagen innerhalb von drei Monaten nachzureichen. Dies war bisher nicht möglich, sondern es musste ein neuer Antrag eingereicht werden.

Wir empfehlen die Abholung der Dokumente aufgrund einer Vollmacht, da der postalische Weg unsicher ist und häufig Unterlagen verloren gehen bzw. es zu größeren Verzögerungen kommt.

Nach der Registrierung bei der Steuerbehörde ist die Gesellschaft beim Statistikamt und den drei Sozialfonds (Krankenversicherungs-, Rentenversicherungs-, und Sozialversicherungsfonds) anzumelden. Dies erfolgt jedoch in Moskau und Sankt-Petersburg automatisch.

f. Firmenstempel

Tatsächlich operativ tätig werden kann die Gesellschaft erst, wenn durch ein zusätzliches Verfahren ein Unternehmensstempel angefertigt worden ist, der in Russland eine Art Beglaubigungsfunktion hat und ohne den die meisten Dokumente der Gesellschaft im Rechtsverkehr nicht verwendet werden können (so können z.B. keine laufenden Konten ohne Stempel eröffnet werden). Nach den letzten Gesetzesänderungen kann eine OOO in Russland auch ohne Firmenstempel tätig sein, in der Praxis arbeiten aber praktisch alle Unternehmen nach wie vor mit Unternehmensstempeln.

g. Laufende Bankkonten

Für die Eröffnung der operativen Bankkonten der Gesellschaft sind die Unterschriften des Generaldirektors und des Hauptbuchhalters der OOO (beide Positionen kann der Generaldirektor auch in Personalunion übernehmen) auf den sog. „Bankkarten“ von einem Notar (oder direkt bei der Bank) zu beglaubigen. Wenn in einer OOO die Position des Hauptbuchhalters geschaffen wird, sind alle Dokumente, die Bankgeschäfte betreffen, sowohl vom Generaldirektor als auch vom Hauptbuchhalter zu unterzeichnen.

Der Generaldirektor kann einen Mitarbeiter der Gesellschaft mit dem Recht der ersten Unterschrift bevollmächtigen. Die Vollmacht, die der Mitarbeiter zur Vornahme bestimmter Geldgeschäfte berechtigt, hat ausdrücklich auch die Berechtigung zur Unterzeichnung zu beinhalten.
Einem ausländischen Gesellschafter kann das Recht der ersten Unterschrift nicht gewährt werden, da dies nur an Mitarbeiter erfolgen darf.

Es kann allerdings bei den meisten Banken Online-Banking eingerichtet werden, so dass Überweisungen erst dann vorgenommen werden können, wenn der ausländische Gesellschafter diesen Vorgang prüft und die Zahlung vorab schriftlich freigibt.

Nach den neuen Gesetzesregelungen verlangen Banken bei der Kontoeröffnung Angaben und Unterlagen zu den finalen Endeigentümern (natürlichen Personen) der Gründer, die über 20 % - 25% der Anteile an der russischen Gesellschaft direkt oder indirekt kontrollieren (darunter Passangaben, Kontakte und Wohnadresse). Von Bank zu Bank werden dafür verschiedene Unterlagen von den Gründern verlangt, was sich oftmals verzögernd auf Kontoeröffnungen auswirken kann. Diesbezüglich empfehlen wir unseren Mandanten sich schon frühzeitig für eine konkrete Bank zu entscheiden, damit die nötigen Unterlagen im Voraus vorbereitet werden könnten.

Die Eröffnung der Bankkonten dauert üblicherweise zwischen 5 und 15 Tagen, hängt jedoch von internen Verfahren jeder einzelnen Bank ab.

h. Fristen

Die Eintragung der Gesellschaft im Einheitlichen Staatsregister Juristischer Personen selbst erfolgt innerhalb von drei Arbeitstagen nach Einreichung aller notwendigen Unterlagen bei der Steuerbehörde. Es kommt aber auch recht häufig zu Ablehnungen, wenn Formalien nicht stimmen. Das gesamte Gründungsverfahren einer OOO bis zur Eröffnung der operativen Bankkonten dauert in der Praxis bis zu sechs Wochen ab dem Zeitpunkt der Einreichung der Unterlagen bei der Steuerbehörde.

i. Benötigte Unterlagen und Informationen

In der Regel werden vom ausländischen Gesellschafter (juristische Person) für die Gründung folgende Unterlagen benötigt:

• amtlich beglaubigte Kopie des Handelsregisterauszuges jedes Gründers mit Apostille und ein
• notariell beglaubigter Gesellschaftervertrag des Gründers mit Apostille.

Die Unterlagen dürfen bei Einreichung nicht älter als drei Monate sein. Die erforderlichen notariellen Übersetzungen der Unterlagen erfolgen meist in Russland. Die Apostillierung hat in Deutschland beim zuständigen Landgericht zu erfolgen.

j. Mustersatzung

Hier finden Sie unsere Mustersatzung zur Gründung einer GmbH in Russland.

Diese Informationen sowie die Mustersatzung können nur einen allgemeinen Überblick vermitteln und ersetzen nicht die Beratung im Einzelfall.

Sie wünschen Beratung zur Gründung einer GmbH in Russland? Sprechen Sie uns an!

Unser deutschsprachiger CBBL-Anwalt in Moskau, Herr Rechtsanwalt Thomas Brand, steht Ihnen gerne zur Verfügung: brand@cbbl-lawyers.de, Tel. +7 - 495 - 662 33 65

Stand der Bearbeitung: März 2021