Arbeitsrecht in den USA

Von unserer deutschsprachigen CBBL Anwältin in Seattle, Frau Rechtsanwältin Nadja Vietz, vietz@cbbl-lawyers.de, Tel. +1 - 206 224 5657, www.harrisbricken.com

Wichtige Informationen zum U.S. Arbeitsrecht für ausländische Unternehmen

1. Geltung von U.S. Arbeitsrecht für ausländische Unternehmen in den USA
2. Welche Grundregeln sind bei der Einstellung von Mitarbeitern/Arbeitnehmern in den USA zu beachten?
3. Welche gesetzlichen Anforderungen bestehen in den USA hinsichtlich des Personalmanagements?
4. Gesetzlicher Urlaubsanspruch von Angestellten in den USA?
5. Welche Zusatzleistungen werden in den USA typischerweise für Mitarbeiter angeboten?
6. Welche Anforderungen bestehen nach U.S. Recht für die Sicherheit am Arbeitsplatz?
7. Gibt es in den USA Gewerkschaften?
8. Was ist bei der Überwachung von Mitarbeitern im Zusammenhang mit Datenschutz und Persönlichkeitsrechten zu beachten?
9. Sind arbeitsrechtliche Wettbewerbsverbote in den USA erlaubt?
10. Wie gehe ich im Fall einer Kündigung oder Entlassung vor?

1. Geltung von U.S. Arbeitsrecht für ausländische Unternehmen in den USA

Ausländische Unternehmen, die sich in den Vereinigten Staaten niederlassen wollen, müssen in den USA die arbeitsrechtlichen Gesetze und Vorschriften auf Bundes-, Staaten- und lokaler Ebene einhalten. Lokale Mitarbeiter sind mittlerweile viel besser mit ihren Rechten vertraut als früher und in vielen Fällen eher bereit, für diese Rechte einzutreten. Zusätzlich ist zu beachten, dass Mitarbeiter in den USA tendenziell prozessfreudiger sind als ihre Kollegen in den meisten anderen Ländern und Gerichte (und insbesondere Jurys) in den Vereinigten Staaten dafür bekannt sind, dass sie Angestellten Schadenersatz zusprechen, der weit über dem liegt, was in anderen Rechtsystemen üblich ist.

Im Folgenden soll ein kurzer Überblick über arbeitsrechtliche Aspekte bei der Niederlassung ausländischer Unternehmen in den USA gegeben werden. Natürlich empfehlen wir stets, professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen, um die Einhaltung der spezifischen Gesetze auf Bundes-, Staaten- und lokaler Ebene zu gewährleisten, die für Ihr Unternehmen relevant sind.

2. Welche Grundregeln sind bei der Einstellung von Mitarbeitern/Arbeitnehmern in den USA zu beachten?

2.1 Diskriminierungsverbot nach U.S. Arbeitsrecht

Bei der Einstellung von Mitarbeitern sind Unternehmen nach U.S. Arbeitsrecht verpflichtet, die jeweiligen Stellenanforderungen transparent zu machen. Dabei ist es verboten, aufgrund von Geschlecht, Rasse, Alter, Familienstand oder Religion zu diskriminieren. Darüber hinaus verbieten das U.S. Bundesgesetz „Americans with Disabilities Act“ („ADA“) und ähnliche bundesstaatliche Gesetze Arbeitgebern die Diskriminierung von Bewerbern mit Behinderungen, die im Übrigen für die Stelle qualifiziert sind, und verlangt auch, dass Arbeitgeber die besonderen Bedürfnisse behinderter Bewerber während des Bewerbungsverfahrens angemessen berücksichtigen.

Beschäftigungsentscheidungen müssen auf der Grundlage von arbeitsplatzbezogenen Kriterien wie Ausbildung, Berufserfahrung und Fähigkeiten getroffen werden, und die einstellenden Manager sollten in Bezug auf rechtmäßige (d.h. nicht diskriminierende) Interviewkriterien gut geschult sein. Fragen wie "Sind Sie verheiratet?" oder "Sind Sie Christ?" oder "Wie alt sind Sie?" können die Grundlage für teure Zivilprozesse und behördliche Maßnahmen liefern.

Stellenbeschreibungen sollten demzufolge die angebotene Stelle beschreiben und Gehalt, sonstige Leistungen, Stellenanforderungen und Qualifikationen sowie die Beschäftigungsbedingungen, z.B. "6-Monatsvertrag" oder "Vollzeitstelle", beinhalten. Dabei sollten Bewerber insbesondere über alle Anforderungen für eine Einstellung informiert werden, wie z.B. ein Drogenscreening, Verfügbarkeit für Überstunden, Ausbildungs-/Probezeit oder Anforderungen an die körperliche Beweglichkeit.

2.2 Datenschutz von U.S. Arbeitnehmern

Außerdem regeln die Datenschutzgesetze nicht nur den Einstellungsprozess, sondern jeden Aspekt des beruflichen Werdegangs bis zur Kündigung/Entlassung. Und auch die Verpflichtungen des Arbeitgebers, wenn dieser während des Einstellungsverfahrens Zuverlässigkeitsüberprüfungen („background checks“) selbst durchführt oder vom Anbieter durchführen lässt, werden durch Staats- und Bundesgesetze geregelt. So ist beispielsweise vorgesehen, dass der potenzielle Arbeitgeber von den Bewerbern/Mitarbeitern eine Einwilligung einholt und sie in bestimmtem Umfang informiert.

2.3 Visa-Pflicht für ausländische Beschäftigte in den USA

Unternehmen, die ausländische Staatsangehörige in den Vereinigten Staaten einstellen oder dorthin entsenden wollen, müssen Visa für diese Mitarbeiter beantragen. Die sich ständig ändernden politischen Rahmenbedingungen für Arbeitsvisa von Einwanderern und Nicht-Einwanderern führen dazu, dass Arbeitgeber oft eine Vielzahl von Strategien verfolgen müssen, um ihre Personalziele zu erreichen.

Es gibt eine Reihe von nicht-dauerhaften Visa für ausländische Arbeitnehmer, darunter Geschäftsreise-, Ausbildungs- und innerbetriebliche Entsendevisa sowie Visa für spezielle Berufsgruppen; und auf der anderen Seite Einwanderungsvisa, deren Erlangung zwar in der Regel länger dauert, die aber zu einem Daueraufenthaltsstatus führen können, was sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer von Vorteil sein kann.

Vergabekriterien, Antragsvoraussetzungen, Bearbeitungszeiten und Vorteile für begleitende Familienangehörige variieren je nach Visumklassifizierung. Selbstverständlich ist es dringend zu empfehlen, der Einhaltung der Einwanderungsgesetze hohe Priorität einzuräumen.

3. Welche gesetzlichen Anforderungen bestehen in den USA hinsichtlich des Personalmanagements?

3.1 Schutz vor Ausbeutung

Ein Großteil des US-Arbeitsrechts dient dem Schutz der Beschäftigten vor Ausbeutung und Vorgaben für Löhne, Arbeitszeiten, Urlaub, Renten und Sicherheit am Arbeitsplatz sind sowohl auf Bundes- als auch auf bundesstaatlicher Ebene in Gesetzen festgelegt. Diese regeln allerdings auch Bereiche, die nicht unmittelbar das Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnis betreffen, z.B. Fälle von Diskriminierung oder Belästigung zwischen Angestellten.

U.S. Bundesgesetze und (oft strengere) einzelstaatliche Gesetze stellen Anforderungen an Mindestlohn und Überstundenzahlungen und regeln auch, wie viele Überstunden von den Beschäftigten verlangt und geleistet werden können. Allerdings enthalten diese Ausnahmen für "white collar" Angestellte (der „weiße Kragen“ steht für die Arbeitskleidung (höherer) Angestellter und steht im Gegensatz zum sogenannten “blue collar” von Industriearbeitern und Handwerkern), Auftragnehmer und andere Beschäftigte.

Will man sich auf diese Ausnahmen stützen, ist die richtige Auslegung der Gesetze von entscheidender Bedeutung, um Risiken einer öffentlich-rechtlichen und/oder zivilrechtliche Haftung zu vermeiden.

3.2 Schutz vor Diskriminierung und Belästigung

Das Bundesgesetz verbietet die Diskriminierung von Mitarbeitern und Bewerbern aufgrund der Rasse, Hautfarbe, Religion, des Geschlechts (einschließlich Schwangerschaft), der nationalen Herkunft, des Alters (bei Personen ab 40 Jahren), einer Behinderung oder der genetischen Information einer Person. Auch in diesem Fall haben die meisten der 50 Bundesstaaten Antidiskriminierungsgesetze, die das Bundesrecht widerspiegeln oder in Bezug auf den Schutz von Mitarbeitern weiter gehen, z.B. haben einige Bundesstaaten Gesetze, die Diskriminierung aufgrund der politischen Zugehörigkeit oder sexuellen Orientierung verbieten.

Bundes- und Landesgesetze schützen Mitarbeiter auch vor Belästigungen auf der Grundlage der genannten Antidiskriminierungskategorien. Insbesondere die sexuelle Belästigung ist in den Fokus der Unternehmen gerückt, da sich die gesellschaftliche Erwartung in Bezug auf angemessenes (und unangemessenes) Verhalten am Arbeitsplatz in letzter Zeit stark gewandelt hat.

Das Gesetz schützt Mitarbeiter dabei dezidiert nicht nur vor Belästigung durch Vorgesetzte, sondern auch vor unangemessenem Verhalten von Kollegen und sogar von Kunden, Geschäftspartnern und Lieferanten.

Für Arbeitgeber sollte die Vermeidung der Haftung für Belästigungsbeschwerden mit einer Personalrichtlinie beginnen, die Diskriminierung und Belästigung klar definiert und verbietet, die Verfahren für die Einreichung von Beschwerden umreißt und Disziplinarmaßnahmen bei Verstößen gegen die Antidiskriminierungs- und Antibelästigungsrichtlinien zulässt.

4. Gesetzlicher Urlaubsanspruch von Angestellten in den USA?

Die Vereinigten Staaten sind ausgesprochen zurückhaltend bei der Festsetzung von vorgeschriebenem bezahltem Urlaub, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall oder Mutterschafts-/Vaterschaftsurlaub auf Bundesebene. Jedoch gibt es solche Regelungen durchaus auf Staaten- und kommunaler Ebene. Dreizehn Bundesstaaten und Washington, D.C. haben Gesetze erlassen, die einen bezahlten Krankheitsurlaub vorschreiben und zu den Städten, die von Arbeitgebern bezahlten Krankheitsurlaub verlangen, gehören San Francisco, Seattle, Chicago, Philadelphia und New York.

Obwohl in den USA in den meisten Fällen kein bezahlter Urlaub vorgeschrieben ist, gibt es eine Reihe von Bundes- und Landesgesetzen, die Arbeitgeber verpflichten, ihren Beschäftigten unbezahlten Urlaub zu gewähren, wenn sie dies wünschen. Beispiele hierfür sind Beurlaubungen für Schwangerschaft, Geburt, Militärdienst, Behinderung, Geschworenendienst, Wahlen und religiöse Vorschriften.

Die Unternehmen sollten in ihren Personalrichtlinien die Rechte der Mitarbeiter auf bezahlten und unbezahlten Urlaub sowie die Abläufe bei der Beantragung von Urlaub klar formulieren.

5. Welche Zusatzleistungen werden in den USA typischerweise für Mitarbeiter angeboten?

Die Vereinigten Staaten verlangen von den Arbeitgebern, dass sie den Arbeitnehmern bundesstaatliche Medicare-Leistungen (Gesundheitsleistungen für pensionierte oder aktive Arbeitnehmer im Alter von 65 Jahren oder älter und Behinderte), bundesstaatliche Sozialversicherungsleistungen (Renten für pensionierte Arbeitnehmer) und Arbeitslosenunterstützung gewähren. Arbeitgeber und Arbeitnehmer teilen sich die Kosten für Medicare- und Sozialversicherungsleistungen.

Viele US-Arbeitgeber bieten auch irgendeine Form der Altersvorsorge an (einschließlich sog. 401k-Pläne) und bieten medizinische, zahnmedizinische und Sehkraftversicherungen, Lebensversicherungen und Erwerbsunfähigkeitsversicherungen an. Auch hier werden die Kosten für die Finanzierung der meisten dieser Pläne im Allgemeinen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer geteilt.

Das Bundesgesetz zur erschwinglichen Gesundheitsfürsorge (Affordable Care Act) aus dem Jahr 2010, das ein föderales Gesundheitsfürsorgesystem eingeführt hat, sieht zwar keine unmittelbare Verpflichtung der Arbeitgeber vor, ihren Angestellten Belegschaftsgesundheitsversicherungen anzubieten. Für Unternehmen, die das nicht tun, beinhaltet das Gesetz allerdings gewisse Strafen.

6. Welche Anforderungen bestehen nach U.S. Recht für die Sicherheit am Arbeitsplatz?

Der „Occupational Safety and Health Act“ von 1970 ("OSHA") trat mit dem Ziel in Kraft, "jedem arbeitenden Mann und jeder arbeitenden Frau in der Nation sichere und gesunde Arbeitsbedingungen zu bieten". Etwa die Hälfte der US-Bundesstaaten hat ebenfalls ihre eigenen Gesetze zum Arbeitsschutz erlassen.

Drei Branchen – Baugewerbe, Landwirtschaft und allgemeine Industrie – werden vom OSHA abgedeckt, wobei die Arbeitgeber verpflichtet sind, einen Arbeitsplatz bereitzustellen, der "frei von bekannten Gefahren ist, die zum Tod oder zu schweren körperlichen Schäden führen oder führen können".

Die zuständige Bundesbehörde hat das Recht, während der Arbeitszeit Inspektionen am Arbeitsplatz durchzuführen. Arbeitgeber sind jedoch berechtigt, einen Durchsuchungsbefehl zu verlangen, bevor sie den Zugang gestatten. Das Inspektionsverfahren umfasst Besprechungen mit den Inspektoren vor und nach einer Betriebsbegehung, die es den Arbeitgebern ermöglichen sollen, den Umfang einer Inspektion zu verstehen und einzuschränken und die Art der mutmaßlichen Verstöße zu verstehen.

Wenn OSHA-Inspektoren der Meinung sind, dass sie Verstöße festgestellt haben, benachrichtigen sie die Arbeitgeber formell per Einschreiben mit einer Vorladung, so dass diese Zeit haben, entweder Korrekturmaßnahmen zu ergreifen oder die Vorladung anzufechten. Die Strafen für OSHA-Verstöße richten sich nach der Schwere des Vergehens.

Arbeitnehmer, die am Arbeitsplatz verletzt werden, haben Anspruch auf eine Entschädigung, die allen Staaten vorgeschrieben ist. Von Staat zu Staat unterschiedlich ist jedoch die festgelegte Deckungshöhe. Arbeitgeber können die Deckung über eine Versicherungsgesellschaft anbieten oder sich selbst versichern; die Prämienkosten richten sich nach der Anzahl der Beschäftigten, ihren Arbeitspflichten und der Höhe des Risikos.

7. Gibt es in den USA Gewerkschaften?

Der „National Labor Relations Act“ ("NLRA") legt das Recht der Beschäftigten auf kollektive Betätigung fest, einschließlich der Gründung von, des Beitritts zu und der Unterstützung von Gewerkschaften. Zwar sind weniger als 15 % der US-Beschäftigten und weniger als 10 % der Beschäftigten in der Privatwirtschaft gewerkschaftlich organisiert, jedoch regelt der NLRA nicht nur, was Arbeitgeber als Reaktion auf kollektive Aktivitäten der Beschäftigten und in Bezug auf Verhandlungen mit Gewerkschaften tun können und was nicht, sondern gewährt auch nicht gewerkschaftlich organisierten Beschäftigten in nicht gewerkschaftlich organisierten Betrieben Rechte und Schutz.

8. Was ist bei der Überwachung von Mitarbeitern im Zusammenhang mit Datenschutz und Persönlichkeitsrechten zu beachten?

Viele Arbeitgeber in den USA, insbesondere in Unternehmen mit überwiegend "White Collar"-Belegschaft, können die Kommunikation der Mitarbeiter leicht überwachen. Eine solche Überwachung unterliegt verschiedenen Bundes-, Staaten- und lokalen Gesetzen, die die Privatsphäre der Mitarbeiter schützen. Die Beschränkungen der Überwachung sind je nach Gesetzgebung sehr unterschiedlich, aber im Allgemeinen sind die Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitnehmer über die Überwachung zu informieren und ihre Zustimmung einzuholen. Arbeitgeber erhalten diese Zustimmung generell durch Richtlinien zur Nutzung von Geräten, in denen ausdrücklich festgelegt ist, dass das Unternehmen die Kommunikation der Mitarbeiter und die Aktivitäten auf den Systemen und Geräten des Unternehmens überwachen darf. Unternehmen, die in mehr als einem Staat tätig sind, sollten die jeweiligen Gesetze und Vorschriften überprüfen und einhalten, die dort gelten, wo Mitarbeiter ihre Arbeit verrichten oder sich Unternehmenssysteme und elektronische Geräte befinden.

9. Sind arbeitsrechtliche Wettbewerbsverbote in den USA erlaubt?

Die meisten Staaten erlauben Vereinbarungen über Wettbewerbsverbote für Arbeitnehmer, einige jedoch nicht. Kalifornien setzt nicht nur Arbeitnehmer-Wettbewerbsverbotsvereinbarungen nicht durch, sondern Arbeitnehmer können einen Arbeitgeber verklagen, der von ihnen die Unterzeichnung einer solchen Vereinbarung verlangen will.

Staaten, die Vereinbarungen über ein Wettbewerbsverbot für Arbeitnehmer zulassen, werden im Allgemeinen keine Vereinbarungen durchsetzen, die die künftigen Arbeitsplatzaussichten eines Arbeitnehmers zu stark einschränken. Ein Arbeitnehmer-Wettbewerbsverbot wird am ehesten durchgesetzt, wenn es begrenzt ist in:

• Zeitraum: Je kürzer der Zeitraum für das Wettbewerbsverbot ist, desto wahrscheinlicher wird das Wettbewerbsverbot durchgesetzt.
• Örtlicher Geltungsbereich: Je kleiner der räumliche Geltungsbereich des Wettbewerbsverbots ist, desto wahrscheinlicher wird das Wettbewerbsverbot durchgesetzt. Das Gebiet wird weitgehend von der geographischen Reichweite der Branche und des Unternehmens abhängen.
• Sachlicher Geltungsbereich: Je konkreter und beschränkter das Wettbewerbsverbot ist, desto wahrscheinlicher wird es auch durchgesetzt.

Die Durchsetzbarkeit einer Wettbewerbsverbotsklausel, die es verbietet, ein Jahr lang für einen von drei direkten Konkurrenten im gleichen Staat zu arbeiten, ist viel wahrscheinlicher als diejenige eines drei Jahre langen Wettbewerbsverbots, das sich auf alle Unternehmen einer ganzen Branche bezieht.

10. Wie gehe ich im Fall einer Kündigung oder Entlassung vor?

Ein großer Teil der amerikanischen Arbeitsverhältnisse erfolgt nach einem "at will" (engl. „willkürlich“) Einstellungsmodell, was die Kündigung im Vergleich zu einigen Ländern relativ einfach macht. Es sollte jedoch nicht vergessen werden, dass die amerikanische Gesellschaft prozessfreudig ist und dass Antidiskriminierungsgesetze und -vorschriften gekündigten Arbeitnehmern die Möglichkeit geben können, Ansprüche gegen ihre früheren Arbeitgeber geltend zu machen. Mehr als 80% der arbeitsrechtbezogenen Klagen in den Vereinigten Staaten gehen auf Kündigungen von Arbeitnehmern zurück.

Der beste Rat an Arbeitgeber, die Mitarbeiter in den USA entlassen müssen, ist allgemeingültig: Seien Sie fair und transparent. Die Erwartungen an das Verhalten und die Leistung des Mitarbeiters sollten zu Beginn der Tätigkeit des Mitarbeiters festgelegt werden, und etwaige Leistungsmängel sollten gründlich dokumentiert und dem Mitarbeiter mitgeteilt werden. Wie man mit einer tatsächlichen Kündigung umgeht, ist in der Regel so situations- und standortspezifisch, dass es wenig Sinn macht, dies an dieser Stelle allgemein abzuhandeln.

Fazit

"Seien Sie fair und transparent" ist unser bester Rat für ausländische Unternehmen, die sich in den Vereinigten Staaten niederlassen wollen.

Bereiten Sie sich gründlich vor,

• indem Sie professionellen Rat einholen, um die Einhaltung der Bundes-, Staaten- und lokalen Gesetze sowie der branchenspezifischen Vorschriften, die für Ihre konkrete Situation relevant sind, zu gewährleisten.
• indem Sie eine umfassende Personalinfrastruktur aufbauen, in der die Rechte, Verantwortlichkeiten und Beschwerdemöglichkeiten in einer allgemein zugänglichen Richtlinie dargelegt werden.
• indem Sie sicherstellen, dass Führungskräfte, Manager und Vorgesetzte mit den Gesetzen, die für Beschäftigungsfragen (z.B. Antidiskriminierung, Sicherheit am Arbeitsplatz) gelten, gut vertraut sind sowie entsprechend darin geschult sind, um die Einhaltung der Vorschriften gewährleisten zu können.

Sie haben weitere Fragen zum Arbeitsrecht in den USA? Sprechen Sie uns an!

Unsere deutschsprachige CBBL Anwältin in Seattle, Frau Rechtsanwältin Nadja Vietz, berät Sie gerne: vietz@cbbl-lawyers.de, Tel. +1 - 206 224 5657

Stand der Bearbeitung: Dezember 2020