Arbeitsvertrag mit einem Arbeitnehmer in Belgien

Von unserem deutschsprachigen CBBL-Anwalt in Brüssel, Herrn Rechtsanwalt Oliver Weinand, o.weinand@cbbl-lawyers.de, Tel. +32 - 2 - 787 70 72, www.cairnlegal.be

Überblick über die wesentlichen Grundsätze des belgischen Arbeitsrechts, die im Arbeitsvertrag mit Ihrem Arbeitnehmer in Belgien zu beachten sind.

Nach belgischem Recht werden Arbeitsverträge nach verschiedenen Kriterien unterschieden.

Diese Kriterien sind zum Beispiel die Art der Tätigkeit (Arbeitsvertrag für Arbeiter, Angestellte oder Handelsvertreter), die Dauer des Arbeitsverhältnisses (befristet oder unbefristet) und das Arbeitsvolumen (Vollzeit/Teilzeit).

Nachfolgend möchten wir die wesentlichen Fragen zum Arbeitsvertrag in Belgien beantworten.

1. In welcher der drei Landessprachen Belgiens muss der Arbeitsvertrag verfasst werden?
2. Angestellter, Arbeiter oder Handelsreisender?
3. Arbeitsverhältnis in Belgien auf bestimmte oder unbestimmte Zeit?
4. Keine Probezeit in belgischen Arbeitsverträgen
5. Mindestgehalt, Arbeitszeit und Überstunden nach belgischem Arbeitsrecht
6. Urlaub, Urlaubsgeld, gesetzliche Feiertage und Endjahresprämie in Belgien
7. Welche Sozialversicherungsabgaben und Lohnsteuern fallen in Belgien an?
8. Wann endet der Arbeitsvertrag in Belgien?
9. Welche weiteren Pflichten hat ein Arbeitgeber in Belgien?

1. In welcher der drei Landessprachen Belgiens muss der Arbeitsvertrag verfasst werden?

In Belgien ist die Wahl der Sprache des Arbeitsvertrages streng geregelt.

Sie richtet sich nach dem Sprachgebiet, in dem der Arbeitgeber seinen Betriebssitz hat. Liegt der Betriebssitz im niederländischen Sprachgebiet, ist in den arbeitsrechtlichen Beziehungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie für die gesetzlich vorgeschriebenen Handlungen und Dokumente Niederländisch zu verwenden. Arbeitgeber mit Betriebssitz im französischen Sprachgebiet müssen mit ihren Arbeitnehmern auf Französisch kommunizieren.

Unternehmen mit Betriebssitz in der zweisprachigen Region Brüssel-Hauptstadt müssen im Rahmen der Arbeitsverträge auf Französisch oder Niederländisch kommunizieren, je nachdem, ob der Arbeitnehmer französisch- oder niederländischsprachig ist. Im deutschsprachigen Gebiet ist Deutsch zu verwenden.

In den Gemeinden mit sprachlichen Sonderstatuten („communes à facilités“ / „faciliteitengemeenten“) bestehen Sonderregelungen. In den Randgemeinden Brüssels ist demnach zum Beispiel Niederländisch zu verwenden.

Vorsicht: Dokumente, die die genannten Sprachvorgaben nicht berücksichtigen, sind nichtig.

2. Angestellter, Arbeiter oder Handelsreisender?

Traditionell wird in Belgien unterschieden zwischen

• Angestellten – deren Arbeit hauptsächlich intellektueller Art ist – und
• Arbeitern – die vorwiegend manuelle Arbeit verrichten.

Obwohl die Unterschiede zwischen diesen beiden Arbeitnehmerkategorien zunehmend verblassen, bestehen dennoch gewisse Differenzen.

Ein Unterschied besteht zum Beispiel bezüglich des jährlichen Erholungsurlaubs:

Während das Urlaubsgeld eines Arbeiters von einer Urlaubskasse oder vom Landesamt für Jahresurlaub bezahlt wird, muss beim Angestellten der Arbeitgeber direkt dafür aufkommen.

Kündigungsfristen für Arbeiter und Angestellte sind seit dem 1. Januar 2014 gleich.

Der angestellte Handelsreisende verpflichtet sich, für Rechnung und im Namen eines oder mehrerer Auftraggeber unter deren Weisungsbefugnis betreffend die Verhandlung und/oder den Abschluss von Geschäften (mit Ausnahme von Versicherungen) Kunden zu besuchen und anzuwerben (siehe hierzu auch: Handelsreisender in Belgien). Die Bezahlung des Handelsreisenden besteht häufig ganz oder teilweise aus Provisionen. Bei der Beendigung des Arbeitsvertrages hat der Handelsreisende häufig Anspruch auf eine Ausgleichsentschädigung.

3. Arbeitsverhältnis in Belgien auf bestimmte oder unbestimmte Zeit?

Belgische Arbeitsverträge werden befristet oder unbefristet abgeschlossen.

Der unbefristete Arbeitsvertrag ist in Belgien die Regel. Wenn der Arbeitsvertrag diesbezüglich nichts vorsieht, wird angenommen, dass er für unbefristete Dauer gilt.

Befristete Arbeitsverträge werden in Belgien entweder bis zu einem vereinbarten Datum oder für eine bestimmte Arbeit geschlossen. Ein befristeter Arbeitsvertrag endet am vertraglich festgelegten Datum oder nach Abschluss der bestimmten Arbeit, ohne dass eine Kündigungsfrist eingehalten oder eine Kündigungsentschädigung gezahlt werden muss. Es muss demnach auch keine Kündigung im eigentlichen Sinne ausgesprochen werden.

Ein befristeter Arbeitsvertrag muss zwingend schriftlich abgeschlossen werden. Mangels einer schriftlichen Vereinbarung, die festlegt, dass der Vertrag auf eine bestimmte Dauer oder für eine klar definierte Aufgabe abgeschlossen wurde, unterliegt der Vertrag denselben Bedingungen wie Verträge, die auf unbestimmte Dauer abgeschlossen werden.
Während der befristete Arbeitsvertrag automatisch mit Ablauf der vereinbarten Frist endet, kann der unbefristete Arbeitsvertrag nur unter Einhaltung der gesetzlichen Kündigungsfrist (oder, alternativ, wenn die Kündigungsfrist nicht geleistet werden soll, unter Zahlung einer der Kündigungsfrist entsprechenden Kündigungsentschädigung) beendet werden. Prinzipiell ist es auch möglich, mehrere befristete Arbeitsverträge hintereinander abzuschließen. Letzteres unterliegt jedoch strengen Modalitäten, bei deren Nichtbeachtung die nacheinander geschlossenen befristeten Arbeitsverträge als ein einheitliches unbefristetes Arbeitsverhältnis beurteilt werden.

4. Keine Probezeit in belgischen Arbeitsverträgen

Belgische Arbeitsverträge dürfen keine Probezeit vorsehen. Als Ausgleich dazu wurden seitens des Gesetzgebers die Kündigungsfristen so gestaltet, dass in der Anfangsphase der Zusammenarbeit die unzufriedene Partei den Vertrag unter Einhaltung einer kurzen Frist beenden kann.

5. Mindestgehalt, Arbeitszeit und Überstunden nach belgischem Arbeitsrecht

5.1 Mindestlohn in Belgien

Die effektiv zu zahlenden Mindestlöhne sind in Belgien nicht gesetzlich festgelegt.

Die geltenden Mindestlöhne werden üblicherweise in kollektiven Arbeitsabkommen (Tarifvertrag) festgelegt, die – wie in einigen anderen Ländern auch – im Rahmen von paritätisch besetzten Kommissionen oder Unterkommissionen abgeschlossen werden.

Grundsätzlich steht es den Parteien (Arbeitgeber und Arbeitnehmer) frei, die Höhe der Vergütung nach eigenem Ermessen zu verhandeln und zu vereinbaren (Vertragsfreiheit). Die Vergütung kann dabei so organisiert werden, dass sie pro Monat, pro Woche, pro Tag, pro Stunde oder pro Auftrag vereinbart wird.

Die Entlohnung kann ferner auf Branchenebene durch sektorale kollektive Arbeitsabkommen (Tarifverträge) festgelegt werden. Wenn diese kollektiven Arbeitsabkommen durch Königlichen Erlass für allgemeinverbindlich erklärt wurden, stellen die darin enthaltenen Tarife die absolute Mindestentlohnung dar. In der Praxis haben fast alle paritätischen Kommissionen eine entsprechende Lohntabelle ausgearbeitet, mit anderen Worten: Für nahezu alle Branchen in Belgien existieren kollektiv geregelte Mindestlöhne.

Falls der Arbeitgeber einer Branche angehört, für die die paritätische Kommission keine Lohntabelle erstellt hat, verfügt er deswegen noch nicht über eine „absolute Freiheit“ bei der Festlegung der Vergütung seiner Mitarbeiter. Auf Grundlage des belgischen branchenübergreifenden kollektiven Arbeitsabkommen Nr. 43 vom 2. Mai 1988, welches im Nationalen Arbeitsrat geschlossen wurde, ist der Arbeitgeber verpflichtet, ein garantiertes durchschnittliches monatliches Mindesteinkommen („revenu minimum mensuel moyen garanti“ / „maandelijks gemiddeld gegarandeerd minimuminkomen“) zu gewähren.

Dieses garantierte durchschnittliche monatliche Mindesteinkommen gilt für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ab 18 Jahren, die im Rahmen eines Arbeitsvertrages in Vollzeit tätig sind. Aktuell liegt dieser Mindestlohn in Belgien bei 1.725,21 EUR brutto monatlich (Stand: Januar 2024), beziehungsweise 10,4770 EUR brutto Stundenlohn – diese Werte erhöhen sich entsprechend dem Alter und dem Dienstalter eines Mitarbeiters.

5.2 Arbeitszeitvorschriften nach belgischem Recht

Die Mindest- und Höchstarbeitszeit ist in Belgien durch ein Gesetz (Gesetz vom 16. März 1971 „über die Arbeit“) geregelt und sieht eine Reihe von Einschränkungen vor:

• täglich maximal 8 Stunden Arbeit (in Ausnahmefällen 9 oder 10 Stunden),
• wöchentlich maximal 40 Stunden Arbeit (Achtung! Gemittelt darf die wöchentliche Arbeitszeit 38 Stunden nicht überschreiten; die Referenzperiode beträgt dabei 3 bis 12 Monate; es kommen besondere Tarifverträge zur Anwendung).

Das Gesetz berücksichtigt auch zahlreiche Ausnahmen für

• Schichtarbeit,
• Arbeit die Aufgrund ihrer Art nicht unterbrochen werden kann,
• sektorengebundene Ausnahmen,
• Wartungsarbeiten,
• Inventuren,
• Bilanzerstellungen,
• etc.

Arbeit an Sonn- und Feiertagen führt in Belgien zu Ansprüchen auf Zuschläge und Freizeitausgleich.

6. Urlaub, Urlaubsgeld, gesetzliche Feiertage und Endjahresprämie in Belgien

Belgische Arbeitnehmer erwirtschaften im Jahr N (nachfolgend: das „Referenzjahr“) einen Urlaubsanspruch für das Jahr N+1 (nachfolgend: das „Urlaubsjahr“).

Die Dauer des Urlaubsanspruchs in Belgien ist proportional zu den Arbeitstagen, die vom Arbeitnehmer während des Referenzjahres für denselben Arbeitgeber geleistet wurden. Den „Arbeitstagen“ werden einige nicht gearbeitete Tage gleichgestellt, wie beispielsweise Tage der Krankheit bzw. Arbeitsunfähigkeit). Hat ein Arbeitnehmer während des ganzen Referenzjahres gearbeitet, hat er im Urlaubsjahr einen gesetzlichen Anspruch auf 20 Urlaubstage (bei einer 5-Tage-Woche) bzw. auf 24 Urlaubstage (bei einer 6-Tage-Woche).

Es gelten Sonderregelungen für Berufsanfänger bzw. für Arbeitnehmer, die älter als 50 Jahre sind und nach längerer Arbeitsunfähigkeit (Krankheit) oder Arbeitslosigkeit eine neue Arbeitsstelle antreten.

Für Angestellte ist der Urlaubsanspruch seitens des Arbeitgebers geschuldet. Bei einem Wechsel des Arbeitgebers zahlt der alte Arbeitgeber bei Beendigung des Angestelltenverhältnisses den bis dahin erwirtschafteten Urlaubsanspruch dem Angestellten in Geld aus (Urlaubsabgeltung in Belgien). Der neue Arbeitgeber schuldet daher im Referenzjahr, also im Jahr des Arbeitgeberwechsels, kein Urlaubsgeld.

Bei Arbeitern in Belgien werden die Urlaubsansprüche durch eine Urlaubskasse oder durch das Landesamt für Jahresurlaub ausgezahlt.

Die Arbeitnehmer haben Anspruch auf einfaches Urlaubsgeld sowie auf das sogenannte „doppelte“ Urlaubsgeld. Während der Inanspruchnahme des gesetzlichen Jahresurlaubs erhält der Arbeitnehmer das einfache Urlaubsgeld, d. h. die Fortzahlung seines Gehalts bzw. Lohns. Darüber hinaus hat ein Arbeitnehmer in Belgien auch Anspruch auf das sog. „doppelte Urlaubsgeld“: Dieses beträgt für Angestellte 92 % des Bruttomonatsgehalts.

Der Bruttobetrag des einfachen und doppelten Urlaubsgeldes für Arbeiter entspricht 15,38 % des im Vorjahr verdienten Bruttolohns, welcher auf 108 % erhöht wird.

Beispiel: Ein Arbeiter ist seit dem 1. August 2023 in einem Unternehmen in Vollzeit beschäftigt. Er verdient 12 Euro pro Stunde und arbeitet 38 Stunden pro Woche. Wie hoch wird sein Urlaubsgeld im Jahr 2024 sein?

(456 EUR Wochengehalt x 48,15 geleistete Arbeitswochen) x 108 % = 23.712,91 EUR Bruttojahresgehalt
23.712,91 x 15,38 % x 5/12 = 1.519,60 Urlaubsgeld.

Die belgische Differenzierung zwischen Referenzjahr und Urlaubsjahr kann zur Folge haben, dass Berufsanfänger oder Arbeitnehmer, die aus dem Ausland nach Belgien wechseln, im ersten Arbeitsjahr keinen vollständigen Anspruch auf Jahresurlaub haben. Dies widerspricht europäischem Recht, welches vorschreibt, dass Arbeitnehmer ab dem ersten Arbeitsjahr Anspruch auf mindestens vier Wochen Jahresurlaub haben. Für diesen Fall ist eine Sonderlösung geschaffen worden, aufgrund deren der Arbeitnehmer unter bestimmten Voraussetzungen bereits im Referenzjahr Anspruch auf das einfache Urlaubsgeld hat. Die in diesem Zusammenhang ausgezahlten Beträge werden im Folgejahr vom „doppelten Urlaubsgeld“ einbehalten.

Neben dem Jahresurlaub haben Arbeitnehmer in Belgien auch Anspruch auf insgesamt 10 gesetzliche Feiertage. Es handelt sich dabei um folgende Tage:

• 1. Januar (Neujahr),
• Ostermontag,
• Christi Himmelfahrt,
• Pfingstmontag,
• 1. Mai (Tag der Arbeit),
• 21. Juli (Nationalfeiertag),
• 15. August (Mariä Himmelfahrt),
• 1. November (Allerheiligen),
• 11. November (Waffenstillstand) und
• 25. Dezember (Weihnachten).

Fällt ein gesetzlicher Feiertag auf einen Samstag oder auf einen Sonntag, muss ein anderer Werktag als Ausgleich arbeitsfrei gegeben werden.

Ein Arbeitnehmer in Belgien hat also zusammengenommen Anspruch auf mindestens 20 Urlaubstage und 10 Feiertage (bei einer 5-Tage-Woche). Tarifverträge in Belgien können für den Arbeitnehmer aber auch günstigere Vorschriften vorsehen.

Ob ein Arbeitnehmer Anspruch auf Auszahlung einer Endjahresprämie („13. Monatsgehalt“) hat, richtet sich nach den Regelungen der Paritätischen Kommission, der der Arbeitgeber angehört, bzw. nach dem Inhalt des Arbeitsvertrages (Vertragsverhandlung).

7. Welche Sozialversicherungsabgaben und Lohnsteuern fallen in Belgien an?

Die Beiträge zur belgischen Sozialversicherung setzen sich aus einem Arbeitnehmer- und einem Arbeitgeberanteil zusammen.

Der Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung wird unmittelbar vom Bruttolohn abgezogen und beträgt 13,07 % dieses Betrages.

Der Basissatz des Arbeitgeberanteils vom Bruttolohn zur Sozialversicherung für Angestellte beträgt 25 %. Für den Arbeitgeber addiert sich aus Kostensicht dieser Arbeitgeberanteil zur geschuldeten Bruttolohnsumme hinzu. Es existieren verschiedene Möglichkeiten der Reduktion der Sozialversicherungsbeiträge für Arbeitgeber (zum Beispiel bei Ersteinstellungen).

Nach Abzug des Arbeitnehmeranteils zur belgischen Sozialversicherung ist der Arbeitgeber in Belgien verpflichtet, monatlich die Lohnsteuer einzubehalten. Der anwendbare Steuersatz hängt im Wesentlichen von der Höhe des Gehalts/Lohns und vom Familienstand des Arbeitnehmers ab.

8. Wann endet der Arbeitsvertrag in Belgien?

Siehe hierzu: Beendigung des Arbeitsvertrags mit einem Arbeitnehmer in Belgien

9. Welche weiteren Pflichten hat ein Arbeitgeber in Belgien?

Die Beschäftigung von Personal in Belgien bringt für den Arbeitgeber weitere Verpflichtungen mit sich.

Spätestens bei Dienstantritt des Arbeitnehmers muss sich der Arbeitgeber beim Landesamt für Soziale Sicherheit (LSS) in Belgien registrieren lassen und eine Arbeitsunfallversicherung abschließen. Ferner muss er die Einstellung des Arbeitnehmers beim LSS elektronisch anmelden (sog. DIMONA-Meldung).

Nach Arbeitsantritt ist der Arbeitgeber verpflichtet, sich einer Familienkasse anzuschließen und bestimmte Personalunterlagen bereit zu halten (z.B. betreffend die Arbeitsordnung) und zu erstellen (z.B. Lohnzettel in Belgien). Hierzu empfiehlt es sich in der Regel, ein „Sozialsekretariat“, d.h. einen Dienstleister, zu beauftragen.

Dieser Lohndienstleister führt im Namen und im Auftrag des Arbeitgebers monatlich folgende Tätigkeiten in Belgien durch:

• Lohnabrechnung individuell und auf Betriebsebene,
• Erstellen der erforderlichen Dokumente und Durchführung der entsprechenden Meldungen, sowohl beim LSS als auch beim Föderalen Öffentlichen Dienst „Finanzen“ (für die Lohnsteuer),
• Einbehalten der Lohnsteuer und Abführen der Sozialversicherungsbeiträge für die vom Arbeitgeber beschäftigen Arbeitnehmer.

Ab einer bestimmten Zahl von Arbeitnehmern muss ein Arbeitgeber in Belgien Organe einrichten (kollektives Arbeitsrecht), die die Interessen der Arbeitnehmer vertreten.

So muss ein Unternehmen mit mindestens 50 Arbeitnehmern einen Ausschuss für Gefahrenverhütung und Arbeitsschutz bilden. Beschäftigt ein Arbeitgeber mehr als 100 Arbeitnehmer, muss außerdem ein Betriebsrat in Belgien eingerichtet werden, der sich aus Arbeitnehmer- und Arbeitgebervertretern zusammensetzt.

Sie haben Fragen zum Arbeitsvertrag mit einem Arbeitnehmer in Belgien? Sprechen Sie uns an!

Unser deutschsprachiger CBBL-Anwalt in Brüssel, Herr Rechtsanwalt Oliver Weinand, berät Sie gerne: o.weinand@cbbl-lawyers.de, Tel. +32 - 2 - 787 70 72

Stand der Bearbeitung: Januar 2025