Gründung einer GmbH in Italien

Von unserer deutschsprachigen CBBL-Partneranwältin in Mailand Frau Avvocato Viviana Vilardo, Head of Corporate, vilardo@cbbl-lawyers.de, Tel. +39 02 250 607 60, www.bureauplattner.com

Die italienische GmbH: Società a responsabilità limitata, S.r.l.

(italienische GmbH)

1. Welche sind die Eigenschaften einer italienischen GmbH („S.r.l.“)?
2. Benötigt man zur Gründung einer italienischen GmbH einen Notar?
3. Wie hoch muss das Stammkapital einer italienischen GmbH mindestens sein, und was ist bei seiner Festlegung zu beachten?
4. Welcher Teil des Stammkapitals muss in Italien wann eingezahlt werden?
5. Wie lang kann das erste Geschäftsjahr einer italienischen GmbH sein?
6. Wer darf Gesellschafter einer italienischen GmbH sein?
7. Darf ich in Italien den Namen der Gesellschaft frei wählen?
8. Wer kann Geschäftsführer einer italienischen GmbH werden?
9. Kann der Geschäftsführer einer italienischen GmbH auch Arbeitnehmer sein und somit im Falle der Kündigung Arbeitslosengeld beziehen?
10. Kann in der italienischen GmbH die gemeinsame Geschäftsführung von zwei oder mehr Geschäftsführern vorgesehen werden?
11. Besteht in der italienischen GmbH die Möglichkeit, Prokura zu erteilen?
12. Können genehmigungspflichtige Geschäfte in die Satzung der italienischen GmbH aufgenommen werden?
13. Sind die Geschäftsanteile einer italienischen GmbH frei übertragbar?
14. Welche Formalitäten muss ich bei der Gründung einer GmbH in Italien einhalten?
15. Welche Kosten entstehen in der Regel bei der Gründung einer GmbH in Italien?

Antworten:

1. Welche sind die Eigenschaften einer italienischen GmbH („S.r.l.“)?

Im Sinne des italienischen Gesellschaftsrechts ist eine Gesellschaft gegenüber der Auslandsgesellschaft eine selbstständige Einheit.
Die italienische Gesellschaft mit beschränkter Haftung („società a responsabilità limitata" oder „S.r.l.") ist die gebräuchlichste Gesellschaftsform in Italien, die von ausländischen Investoren verwendet wird.
Im Folgenden finden Sie die relevantesten Aspekte einer solchen Gesellschaft:

• eine italienische GmbH handelt durch verschiedene Gesellschaftsorgane und beschließt nach dem Mehrheitssystem;
• im Sinne des italienischen Rechts ist eine perfekte Vermögenstrennung („autonomia patrimoniale perfetta“) gegeben; demnach ist die Haftung der Gesellschafter beschränkt auf deren Einlage in die Gesellschaft;
• nur die Gesellschaft haftet, mittels ihres Gesellschaftskapitals, für die Gesellschaftsverpflichtungen;
• Kontrollmechanismen können durch die Gesellschafter ausgeübt werden;
  die Beteiligung am Kapital einer italienischen GmbH wird durch Anteile repräsentiert, die nicht Gegenstand einer Bewerbung um öffentliche Investitionen sein können; der Anteil ist teilbar;
• die Anteile können nicht durch Wertpapiere vertreten werden;
• die Gesellschaftsbeteiligungen sind mangels anderslautender Vereinbarungen frei übertragbar;
  die Gesellschaft hat Rechtspersönlichkeit („personalità giuridica“);
• im Falle einer Insolvenz unterliegt die Gesellschaft dem italienischen Konkursgesetz. Die Folgen des Konkurses habe keine Auswirkungen auf die Gesellschafter.

2. Benötigt man zur Gründung einer italienischen GmbH einen Notar?

Die Gründung einer italienischen GmbH erfolgt vor dem italienischen Notar durch die zukünftigen Gesellschafter der Gesellschaft oder durch Spezialbevollmächtigte, die im Namen und auf Rechnung der zukünftigen Gesellschafter handeln.
Bei Unterzeichnung der Gründungsurkunde muss auch die Satzung der neuen Gesellschaft formal angenommen werden.

3. Wie hoch muss das Stammkapital einer italienischen GmbH mindestens sein, und was ist bei seiner Festlegung zu beachten?

Das gesetzlich vorgeschriebene Mindestkapital für die Gründung einer „ordentlichen S.r.l.“ („s.r.l. ordinaria“) beträgt Euro 10.000,00. Die geltenden italienischen Gesetzesbestimmungen sehen vor, dass das Gesellschaftskapital auch niedriger als Euro 10.000,00 (aber nicht niedriger als 1 Euro) sein kann. Da jedoch eine Gesellschaft mit solch einem niedrigeren Gesellschaftskapital im Fall eines Verlusts von mehr als 1/3 des Gesellschaftskapitals zu einer Rekapitalisierung verpflichtet ist, wird empfohlen, eine Gesellschaft nicht mit einem niedrigeren Gesellschaftskapital als Euro 10.000,00 zu gründen.

4. Welcher Teil des Stammkapitals muss in Italien wann eingezahlt werden?

Im Falle von Geldeinlagen muss das Kapital:

a) vor der Gründung durch den Geschäftsführer eingezahlt werden:
I. mindestens 25% im Falle mehrerer Gesellschafter,
II. 100% im Falle eines einzigen Gesellschafters;

b) zum Zeitpunkt der Gründung voll gezeichnet sein.
Sobald die Gesellschaft gegründet ist, muss das Kapital auf das Konto der Gesellschaft eingezahlt werden.
Im Falle von Sacheinlagen müssen die entsprechenden Anteile vollständig eingebracht werden.

5. Wie lang kann das erste Geschäftsjahr einer italienischen GmbH sein?

Das Geschäftsjahr einer italienischen GmbH darf 12 Monate nicht überschreiten, und sein Abschluss kann auf das Ende eines jeden Monats des Kalenderjahres festgelegt werden.
In Italien wird die Dauer des ersten Geschäftsjahres, das länger als ein Jahr dauert, dennoch als rechtmäßig angesehen und daher die Festlegung des Enddatums des ersten Geschäftsjahres zu einem späteren Zeitpunkt als dem Ende des zwölften Monats ab dem Zeitpunkt der Gründungsurkunde akzeptiert, um so die Erstellung unbedeutender Zwischenabschlüsse zu vermeiden. Das erste Geschäftsjahr der italienischen GmbH darf jedoch nicht länger als 15 Monate sein.

6. Wer darf Gesellschafter einer italienischen GmbH sein?

Gesellschafter einer italienischen GmbH können natürliche und juristische Personen sein. Diese Personen können sowohl italienischer als auch ausländischer Herkunft sein.
In einigen Fällen muss jedoch die Bedingung der Gegenseitigkeit im Falle von Nicht-EU-Mitgliedern überprüft werden.
Im Falle von Gesellschaftern aus Nicht-Gemeinschaftsländern muss die Bedingung der Gegenseitigkeit überprüft werden, unter der ein Ausländer die Bürgerrechte genießt, die italienischen Staatsbürgern nach dem Prinzip der Gegenseitigkeit und vorbehaltlich der in Sonderstatuten enthaltenen Bestimmungen zugestanden werden. Diese Bestimmung gilt auch für ausländische Gesellschaften.

7. Darf ich in Italien den Namen der Gesellschaft frei wählen?

Es bestehen in Italien grundsätzlich keine Beschränkungen was den Namen einer italienischen GmbH betrifft. Die Verwendung von Namen von Konkurrenzunternehmen oder von Namen, die diesen ähnlichen sind, ist jedoch zur Vermeidung von wettbewerbsrechtlichen Streitigkeiten abzuraten. Es ist daher ratsam, eine diesbezügliche Recherche beim entsprechenden italienischen Unternehmensregister („Registro delle Imprese“) durchzuführen.
Des Weiteren muss der Gesellschaftsname den Zusatz der Rechtsform enthalten, i.e. „S.r.l.“ für die italienischen GmbH. Im Falle eines Alleingesellschafters folgt dem Gesellschaftsnamen außerdem die Information „mit Alleingesellschafter“ („a socio unico“), was jedoch nicht Teil des Gesellschaftsnamens ist.

8. Wer kann Geschäftsführer einer italienischen GmbH werden?

In Italien können sowohl natürliche als auch juristische Personen, unabhängig von der Staatsangehörigkeit oder dem Wohnsitz, Geschäftsführer einer italienischen GmbH werden. Gemäß italienischem Recht benötigen alle ausländischen Geschäftsführer einer italienischen Gesellschaft eine italienische Steueridentifikationsnummer.
Im Falle von Geschäftsführern aus Nicht-Gemeinschaftsländern muss die Bedingung der Gegenseitigkeit überprüft werden, unter der ein Ausländer die Bürgerrechte genießt, die italienischen Staatsbürgern nach dem Prinzip der Gegenseitigkeit und vorbehaltlich der in Sonderstatuten enthaltenen Bestimmungen zugestanden werden. Diese Bestimmung gilt auch für ausländische Gesellschaften.

9. Kann der Geschäftsführer einer italienischen GmbH auch Arbeitnehmer sein und somit im Falle der Kündigung Arbeitslosengeld beziehen?

In Italien gibt es keine rechtliche Unvereinbarkeit zwischen dem Status des Geschäftsführers von Kapitalgesellschaften und der Ausübung einer unselbständigeren Erwerbstätigkeit, aber es besteht die Gefahr, dass die Sozialversicherungsträger dem Arbeitnehmer/Verwaltungsratsmitglied die Rente am Ende des Arbeitsverhältnisses wegen des Nichtbestehens der Unterordnungsverpflichtung, die eine wesentliche Voraussetzung des Arbeitsverhältnisses ist, verweigern können.
In dieser Hinsicht darf der Alleingeschäftsführer oder das Mitglied eines Verwaltungsorgans von mehreren Geschäftsführern, die keinen Verwaltungsrat bilden und mit Einzelzeichnung handeln, kein Arbeitnehmer der Gesellschaft sein.
Falls der Geschäftsführer/Arbeitnehmer Mitglied eines Verwaltungsrats ist, müssen die folgenden Bedingungen erfüllt sein, um das Risiko zu begrenzen, dass das Arbeitsverhältnis aberkennt wird:

• die Entscheidungsbefugnisse, die die Willensbildung der Gesellschaft betreffen, müssen an den Verwaltungsrat der Gesellschaft und/oder an ein anderes Organ der Gesellschaft delegiert werden;
• ein strenger Beweis für die Existenz des Unterordnungsverhältnisses zwischen dem Geschäftsführer und der Gesellschaft muss erbracht werden;
• die Person muss konkret Aufgaben wahrnehmen, die nicht im Zusammenhang mit der organischen Beziehung zur Gesellschaft stehen; insbesondere muss es sich um Tätigkeiten handeln, die außerhalb des Bereichs der Leitungsbefugnisse liegen, die sich aus dem ausgeübten Amt oder den ihm übertragenen Vollmachten ergeben.

10. Kann in der italienischen GmbH die gemeinsame Geschäftsführung von zwei oder mehr Geschäftsführern vorgesehen werden?

Das von der Gesellschaft gewählte Verwaltungsmodell kann eines der folgenden sein:

• ein Alleingeschäftsführer;
• ein Verwaltungsrat;
• mehrere Geschäftsführer, die keinen Verwaltungsrat bilden und mit Einzel- und/oder Gesamtzeichnung handeln.

Das wesentliche Merkmal des Verwaltungsrats (im Gegensatz zu einer aus mehreren Personen bestehenden Geschäftsführung mit Einzelzeichnung und/oder mit Gesamtzeichnung) ist die Kollegialität, deren wesentliche Elemente die folgenden sind: vorherige Information aller Mitglieder des Verwaltungsrats, Abhaltung von Sitzungen der Geschäftsführer – unbeschadet der Möglichkeit, Entscheidungen in schriftlicher Form zu treffen – und der Grundsatz, wonach Entscheidungen, die mit Mehrheit zu treffen sind, auch abwesende oder „andersdenkende“ Geschäftsführer binden.
Dagegen kommt beim Modell einer aus mehreren Personen bestehenden Geschäftsführung mit Einzelzeichnung und/oder mit Gesamtzeichnung nie der Mechanismus der oben für den Verwaltungsrat beschriebenen Kollegialität zur Anwendung.
Konkret sieht das italienische Zivilgesetzbuch folgendes vor:

• für eine aus mehreren Personen bestehende Geschäftsführung mit Einzelzeichnung, ist jeder Geschäftsführer jeweils einzeln berechtigt, die in seine Zuständigkeit fallenden Entscheidungen zu treffen. Andersdenkende Geschäftsführer können sich, bevor die Handlung vorgenommen wird, gegen deren Vornahme aussprechen;
• für eine aus mehreren Personen bestehende Geschäftsführung mit Gesamtzeichnung, müssen die Geschäftsführer gemeinsam entscheiden und sind nicht befugt, eigenständig Handlungen vorzunehmen, es sei denn, im Fall der Dringlichkeit, um einen Schaden für die Gesellschaft zu vermeiden.

Auf jeden Fall müssen nach italienischem Recht selbst im Falle mehrere Geschäftsführer, die keinen Verwaltungsrat bilden und mit Einzel- und/oder Gesamtzeichnung handeln, einige Entscheidungen notwendigerweise von der gesamten Verwaltung in kollegialer Form getroffen werden:

• Beschlüsse in Bezug auf den Jahresabschluss;
• Verschmelzungs- und Spaltungspläne;
• delegierte Kapitalerhöhungen.

11. Besteht in der italienischen GmbH die Möglichkeit, Prokura zu erteilen?

Delegation von Befugnissen innerhalb des Verwaltungsrates einer italienischen GmbH: Der Verwaltungsrat kann seine Aufgaben an einen Exekutivausschuss delegieren, der sich aus einem oder mehreren seiner Mitglieder zusammensetzt, sofern die Satzung oder die Gesellschafterversammlung dies zulassen.
Der Verwaltungsrat legt den Inhalt, die Grenzen und gegebenenfalls die Modalitäten für die Ausübung der übertragenen Befugnisse fest.
Folgenden Geschäfte können nicht delegiert werden:

• Erstellung des Jahresabschlusses,
• Erhöhung des Gesellschaftskapitals,
• Reduzierung des Gesellschaftskapitals für Verluste,
• Reduzierung des Gesellschaftskapitals im Falle von Verlusten, die das Gesellschaftskapital unter die gesetzliche Grenze bringen,
• Verschmelzungsplan,
• Spaltungsplan.

Delegation von Befugnissen an Personen außerhalb des Verwaltungsrates einer italienischen GmbH: Das Verwaltungsorgan und/oder jeder Geschäftsführer, der die Vertretung der Gesellschaft übernimmt, kann innerhalb seiner Grenzen Generalbevollmächtigte (sogenannte „institori") und Bevollmächtigte ernennen, denen gemeinsam oder einzeln die Befugnis übertragen wird, bestimmte Handlungen oder Kategorien von Handlungen im Namen und auf Rechnung der Gesellschaft vorzunehmen.

12. Können genehmigungspflichtige Geschäfte in die Satzung der italienischen GmbH aufgenommen werden?

In Italien ist es möglich, genehmigungspflichtige Geschäfte in die Satzung der italienischen GmbH aufzunehmen. Die Beschränkungen der Befugnisse der Geschäftsführer, die sich aus dem Gründungsakt oder der Bestellungsurkunde ergeben, können auch dann, wenn sie öffentlich bekanntgemacht worden sind, Dritten gegenüber nicht eingewendet werden, sofern nicht bewiesen wird, dass diese bewusst zum Schaden der Gesellschaft gehandelt haben.

13. Sind die Geschäftsanteile einer italienischen GmbH frei übertragbar?

Die Beteiligungen einer italienischen GmbH können, vorbehaltlich einer gegenteiligen Bestimmung des Gründungsakts, durch Rechtshandlungen unter Lebenden und durch Rechtsnachfolge von Todes wegen frei übertragen werden.

14. Welche Formalitäten muss ich bei der Gründung einer GmbH in Italien einhalten?

Bitte beachten Sie, dass bei der Gründung der Gesellschaft bestimmte Verpflichtungen erfüllt werden müssen, darunter die folgenden:

Eintragung der Gesellschaft im italienischen Unternehmensregister

Nach der Gründung muss die Gesellschaft im zuständigen italienischen Unternehmensregister eingetragen werden, erst hierdurch erhält sie Rechtspersönlichkeit. Zur Erfüllung dieser Formalität bedarf es ca. 5-7 Tage ab der notariellen Gründung und sie erfolgt durch den Notar.

Beantragung einer „zertifizierten E-Mail Adresse“ (P.E.C. – „posta elettronica certificata”)

Die italienische Gesellschaft muss eine P.E.C. für Mitteilungen an die öffentliche Verwaltung und insbesondere an das italienische Unternehmensregister beantragen.
Die zertifizierte E-Mail (PEC) ist ein System, das erlaubt, E-Mails mit rechtlicher Relevanz zu versenden, die einem Einschreiben mit Rückschein gleichkommt, wie dies vom geltenden italienischen Recht festgelegt wird.

Überweisung des Gesellschaftskapitals auf das Bankkonto der Gesellschaft

Das Gesellschaftskapital einer italienischen GmbH wird der Gesellschaft nach Gründung, i.e. nach Eintragung im Unternehmensregister, zurückerstattet.
Dafür ist die Nummer des Bankkontos der neuen Gesellschaft mitzuteilen und ein Schreiben vom gesetzlichen Vertreter der neuen Gesellschaft zu unterzeichnen, mit dem der Notar ermächtigt wird, das Kapital zu überweisen.

Erklärung der Amtsannahme

Zur Annahme ihres Amtes als Geschäftsführer der italienischen GmbH sowie (eventuell) als Mitglieder des Kontrollorgans müssen die zu diesem Zwecke ernannten Personen ein Formular unterzeichnen.

Vorbereitung der Gesellschaftsbücher

Eine italienische GmbH muss die gesetzlich vorgeschriebenen Gesellschaftsbücher führen (Buch der Beschlüsse des Verwaltungsrats, Buch der Beschlüsse der Gesellschafter sowie Gesellschafterbuch [das letztere ist nicht mehr verpflichtend vorgeschrieben]). Die Bücher müssen vom Notar beglaubigt werden.

Beantragung von „Smartcards“

Der Alleingeschäftsführer einer italienischen GmbH oder, im Falle eines Verwaltungsrats, jedes Mitglied desselben, muss über eine Smartcard zur Erlangung einer digitalen Unterschrift verfügen, um Unterlagen und Mitteilungen beim italienischen Unternehmensregister einzureichen.

Obligatorische Mitteilungen an das italienische Unternehmensregister

Der Beginn der Geschäftstätigkeit muss dem Unternehmensregister mitgeteilt werden.

Verwaltungsratssitzungen einer italienischen GmbH

Bei Bestehen eines Verwaltungsrats muss die erste Verwaltungsratssitzung zur Erteilung von Befugnissen an ein oder mehrere Mitglieder für das Tagesgeschäft einberufen werden.

Unterwerfung der neunen italienischen Gesellschaft unter die Leitung und Koordinierungstätigkeit

Die Geschäftsführer einer Gesellschaft, die der Leitung und Koordinierung einer anderen Gesellschaft untersteht, sind dazu verpflichtet, diesen Umstand Dritten mitzuteilen, durch:

1. Angabe dieses Umstands in den Dokumenten (z. B. in einem spezifischen Absatz des Anhangs des Jahresabschlusses der koordinierten Gesellschaft und im Bericht der Geschäftsführer) und in der Geschäftskorrespondenz der Gesellschaft; und
2. Eintragung der Gesellschaft in einer spezifischen Sektion des Unternehmensregisters.

Geschäftsführer einer italienischen GmbH, die solche Publizitätserfordernisse nicht erfüllen, haften für die Schäden, die den Gesellschaftern oder Dritten durch diese Nichterfüllung entstanden sind. Außerdem könnten die Geschäftsführer zur Haftung für unterlassene Mitteilung herangezogen werden und ihnen können verwaltungsrechtliche Sanktionen auferlegt werden.
Im Sinne der anwendbaren Gesetzesbestimmungen wird, vorbehaltlich eines anderweitigen Nachweises, angenommen, dass eine Gesellschaft die „Leitung und Koordinierung“ gegenüber einer anderen Gesellschaft ausübt, wenn:
a) eine Gesellschaft in ihrem Jahresabschluss den Jahresabschluss der Tochtergesellschaft konsolidiert;
oder
b) eine Gesellschaft die Kontrolle über eine andere ausübt durch:

• das Halten der Stimmenmehrheit in der Gesellschafterversammlung;
• das Halten von Stimmen, die ausreichen, um einen beherrschenden Einfluss in der Gesellschafterversammlung auszuüben;
• die Ausübung eines beherrschenden Einflusses aufgrund bestimmter vertraglicher Verpflichtungen.

Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (S.r.l.) durch digitale Mittel.

Die Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung auf digitalem Wege erfolgt durch eine elektronische öffentliche Urkunde, ohne dass die Vertragsparteien und der Notar leiblich anwesend sein müssen.

Die Möglichkeit, eine Gesellschaft auf digitalem Wege zu gründen, unterliegt präzisen Einschränkungen, subjektiven und objektiven.

Subjektive Einschränkungen: Die Gründung über digitale Mitteln ist nur für Gesellschaften mit beschränkter Haftung möglich, die ihren Sitz in Italien haben.
Objektive Einschränkungen: Die Vorschriften schreiben vor, dass das Stammkapital nur durch Bareinlagen eingezahlt werden darf, die beim Notar auf einem speziellen Konto per Banküberweisung eingehen müssen.

Das Instrument für die Gründung der Gesellschaft über Digitaltechnik ist die von der Nationalen Notarkammer verwaltete und vorbereitete Plattform. Mit Hilfe dieses Instruments wird die Identität der Teilnehmer per Videokonferenz und mit einer digitalen Unterschrift festgestellt.

15. Welche Kosten entstehen in der Regel bei der Gründung einer GmbH in Italien?

In Italien werden etwa 3.000 Euro für die rechtliche Unterstützung bei der Gründung einer italienischen GmbH (mit der Ausarbeitung einer Standardsatzung) benötigt.
Darüber hinaus sind die Notarkosten zu berücksichtigen, die von der Höhe des Stammkapitals abhängen (bei einem Stammkapital von 10.000 Euro sind ca. 3.000 Euro erforderlich).

Sie haben weitere Fragen zur Gründung einer GmbH in Italien? Sprechen Sie uns an!

Unsere deutschsprachige CBBL-Partneranwältin in Mailand Frau Avvocato Viviana Vilardo, Head of Corporate, berät Sie gerne: vilardo@cbbl-lawyers.de, Tel. +39 02 250 607 60

Stand der Bearbeitung: November 2022