Verwaltung Arbeitnehmer in Spanien

Von unserer deutschsprachigen CBBL-Anwältin in Madrid, Frau Monika Bertram, Rechtsanwältin, bertram@cbbl-lawyers.de, Tel. (+34) 91 319 96 86 4, www.mmmm.es

1. Welche Erklärungspflichten bestehen vor Beginn der Tätigkeit des Arbeitnehmers in Spanien?
2. Wo sind die Sozialabgaben zu zahlen?
3. Welche Vorgehensweise ist in Spanien für die Erstellung der Gehaltszettel und die Abführung der Sozialabgaben zu empfehlen?
4. Wer muss den Arbeitnehmer in Spanien bei den Sozialversicherungsträgern anmelden?
5. Wer hat in Spanien die gesetzliche Pflicht zur Abführung der Sozialabgaben?
6. Welche Möglichkeiten bestehen im Rahmen der Entsendung von Arbeitnehmern von Deutschland nach Spanien?
7. Kann der Arbeitnehmer in Spanien einen Dienstwagen mit deutschem Kennzeichen haben?
8. Wie werden in Spanien grundsätzlich Spesen abgerechnet?
9. Welche Fiskalverwaltung ist in Spanien für die Anerkennung der Spesenabrechnung zuständig?

Antworten:

1. Welche Erklärungspflichten bestehen vor Beginn der Tätigkeit des Arbeitnehmers in Spanien?

Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, eine Erstanmeldung bei der spanischen Sozialversicherung zu beantragen, die für sämtliche Abgabensysteme und für das gesamte Fortbestehen des beantragenden Unternehmens beziehungsweise Unternehmers gültig ist. Der Arbeitgeber erhält hierauf eine einmalige Eintragungsnummer (código de cuenta cotización) und wird im sog. Unternehmerverzeichnis (Registro de Empresarios) der spanischen Sozialversicherung eingetragen.

Darüber hinaus ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Arbeitsbehörden die Eröffnung, Erweiterung oder den Umzug einer Arbeitsstätte innerhalb der auf das Ereignis folgenden 30 Tage mitzuteilen.

Schließlich obliegt dem Arbeitgeber die Pflicht, den Arbeitnehmervertretern eine Kopie (copia básica) sämtlicher von ihm abgeschlossener Arbeitsverträge auszuhändigen.

Auch der Arbeitnehmer muss vor seiner ersten Arbeit in Spanien im Sozialversicherungssystem als Arbeitnehmer eingetragen werden. Die Sozialversicherungsnummer jedes Arbeitnehmers ist für das ganze Leben gültig.

2. Wo sind die Sozialabgaben zu zahlen?

Zu Beitragseinzugszwecken gilt im Prinzip das Wohndomizil oder der Sitz des Zahlungspflichtigen als Zahlungsort, obwohl Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu Zustellungszwecken eine andere Anschrift nennen können. Im Falle eines in Deutschland ansässigen Unternehmens ohne Sitz in Spanien muss gegenüber den Sozialversicherungsbehörden ein Vertreter mit einer spanischen Zustellungsanschrift angegeben werden.

Für Unternehmen ohne Sitz in Spanien ist die Behörde an der angegebenen Zustellungsanschrift des Vertreters zuständig.

In Spanien ist es üblich und aus Sicht des Arbeitgebers empfehlenswert, die Zahlung der Sozialbeiträge automatisch per Einzug von einem Bankkonto vornehmen zu lassen.

3. Welche Vorgehensweise ist in Spanien für die Erstellung der Gehaltszettel und die Abführung der Sozialabgaben zu empfehlen?

In Spanien existiert ein offizielles Modell einer Gehaltsabrechnung (sog. nómina), dessen Verwendung anzuraten ist, um sowohl die vollständige Zusammensetzung als auch den Erhalt des Gehaltes in ausreichendem Maße festzuhalten.

Es ist ebenfalls empfehlenswert, ein spezialisiertes Büro (Anwaltskanzlei oder sog. gestorías) mit der Erstellung der vollständigen Zahlungsabwicklung der Gehaltsabrechnungen, auch gegenüber der Sozialversicherung zu beauftragen. Dies ist auch wegen der häufigen Änderungen der jeweils einschlägigen Tarifverträge und des Arbeitsrechtes und insbesondere auch der in diesem Zusammenhang bestehenden Regelungen der Sozialversicherungsbeiträge, die zu einer ausgeprägten Normenstreuung geführt haben, anzuraten. Es ist wichtig, dass hier kontinuierlich, das heißt Monat für Monat, eine Überprüfung und gegebenenfalls Anpassung der nómina erfolgt.

4. Wer muss den Arbeitnehmer in Spanien bei den Sozialversicherungsträgern anmelden?

Der Arbeitnehmer muss seine Erstanmeldung (sog. afiliación) zur Sozialversicherung selbst vornehmen, sofern es sich um seine erste Arbeitsstelle handelt. Dem Arbeitgeber obliegt die Pflicht, der Sozialversicherung den Eintritt eines jeden neuen Arbeitnehmers in das Unternehmen zu melden (sog. alta).

5. Wer hat in Spanien die gesetzliche Pflicht zur Abführung der Sozialabgaben?

In Spanien ist der Arbeitgeber verpflichtet, sowohl den Arbeitgeberanteil als auch den Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung abzuführen. Daher ist der Arbeitgeber auch verpflichtet, Letzteren einzubehalten und einzuzahlen.

6. Welche Möglichkeiten bestehen im Rahmen der Entsendung von Arbeitnehmern von Deutschland nach Spanien?

Bei der Entsendung ist zwischen dem Aspekt der Sozialversicherung einerseits und dem des Arbeitsrechts andererseits zu unterscheiden.

Der entsandte Arbeitnehmer kann bei einer Entsendungsdauer von bis zu einem Jahr bei den Sozialversicherungsträgern im Entsendungsstaat gemeldet bleiben. Diese Jahresfrist kann um ein weiteres Jahr verlängert werden. In der Verwaltungspraxis erlauben die spanischen Sozialversicherungsbehörden gegenwärtig eine weitere Verlängerung, die insgesamt bis zu fünf Jahre betragen kann.

Wird ein Arbeitnehmer vorübergehend von Deutschland nach Spanien entsendet, so können also die Sozialversicherungsbeiträge bis zu fünf Jahre lang weiter in Deutschland abgeführt werden. Nach Ablauf dieser Frist sind die Beiträge in Spanien zu zahlen.

Der von Deutschland nach Spanien entsandte Arbeitnehmer profitiert von den im Gesetz 45/1999, welches am 27. Mai 2017 aktualisiert wurde, vorgesehenen Mindeststandards des Arbeitnehmerschutzes für entsandte Arbeitnehmer nach Spanien. Auch sieht dieses Gesetz vor, dass alle Entsendungen, die eine Dauer von 8 Tagen überschreiten, vor Beginn der Entsendung der Arbeitsbehörde mitgeteilt werden müssen.

Darüber hinaus sieht das spanische Steuerrecht einen gesonderten Status für entsandte Arbeitnehmer vor.

Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, die auf die Arbeitserträge anfallende Einkommensteuer (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, abgekürzt IRPF) einzubehalten (Quellensteuerabzug auf Löhne) und der spanischen Staatskasse zuzuführen.

7. Kann der Arbeitnehmer in Spanien einen Dienstwagen mit deutschem Kennzeichen haben?

Sofern der Arbeitgeber in Spanien eine Gesellschaft gründet oder eine Niederlassung hat, besteht grundsätzlich die Pflicht, firmeneigene Fahrzeuge in Spanien zuzulassen. Hat der Arbeitgeber dagegen keine Niederlassung in Spanien, so besteht keine andere Möglichkeit, als dem Arbeitnehmer einen Dienstwagen mit deutschem Kennzeichen zur Verfügung zu stellen. Allerdings kann dies in der Praxis zu verwaltungsrechtlichen Problemen u.a. im Hinblick auf den Nachweis der Wahrnehmung der vorgeschriebenen TÜV-Prüfungen führen.

8. Wie werden in Spanien grundsätzlich Spesen abgerechnet?

In Spanien sind die Spesen, die aufgrund der Ausübung der Arbeit entstehen, grundsätzlich mittels Beleg und innerhalb der gesetzlich (normalerweise tarifvertraglich) vorgeschriebenen Höchstbeträge abzurechnen. Bei Spesen über diese gesetzlichen Höchstbeträge hinaus wird der Überschuss als Gehalt und somit als sozialabgabenpflichtig behandelt.

9. Welche Fiskalverwaltung ist in Spanien für die Anerkennung der Spesenabrechnung zuständig?

Die Überprüfung der Spesenabrechnung kann sowohl durch die spanische Steuerprüfungsbehörde als auc durch die Arbeitsprüfungsbehörde vorgenommen werden. Örtlich zuständig sind in beiden Fällen die Behörden des Wohndomizils oder des Sitzes des Arbeitgebers. Hat der Arbeitgeber keinen Sitz in Spanien, sind die Behörden am Sitz des Vertreters zuständig, dessen Anschrift bei der Ersteintragung als Zustellungsanschrift angegeben wurde.

Sie haben weitere Fragen zur Verwaltung eines Arbeitnehmers in Spanien? Sprechen Sie uns gerne an!

Unser deutschsprachiger CBBL-Anwalt Herr Stefan Meyer, Rechtsanwalt und Abogado, und sein Team an den Standorten Madrid, Barcelona und Palma de Mallorca, Spanien, stehen Ihnen gerne zur Verfügung: s.meyer@cbbl-lawyers.de, Tel. +34 - 91 - 319 96 86.

Stand der Bearbeitung: 7. Mai 2018