Gründung einer Repräsentanz in Russland

Von unserem deutschsprachigen CBBL-Anwalt in Moskau, Herrn Rechtsanwalt Thomas Brand, brand@cbbl-lawyers.de, Tel. +7 - 495 - 662 33 65, www.bbpartners.ru

Wichtige Hinweise für ausländische Unternehmen zur Gründung einer Repräsentanz in Russland

1. Einführung zur Gründung einer Niederlassung in Russland
2. Rechtsformwahl bei der Gründung eines Unternehmens in Russland
3. Status einer Repräsentanz in Russland
4. Haftung des ausländischen Stammhauses
5. Akkreditierung ausländischer Unternehmen
6. Büroadresse und Mietvertrag einer Repräsentanz in Russland
7. Repräsentanzleiter
8. Repräsentanzordnung
9. Bankkonten / Devisenrecht in Russland
10. Buchhaltung
11. Beschäftigung ausländischer Staatsangehöriger in Russland

1. Einführung zur Gründung einer Niederlassung in Russland

Der deutsch-russische Handel ist auch in den letzten Jahren trotz Sanktionen stabil, der Rubel ist relativ konstant, wobei er im Frühjahr 2020 durch den Ölförderungsstreit zwischen Russland und Saudi Arabien deutlich an Wert verloren hat.

Obwohl die Zahl der deutschen Unternehmen in den letzten Jahren quantitativ ein wenig zurückgegangen ist, hat sich die Intensität und Qualität der deutschen Investitionen in Russland erhöht. Es wurde viel „lokalisiert“, d.h. Produktionen vor Ort aufgebaut, und damit echte Wertschöpfung ins Land gebracht und Arbeitsplätze geschaffen. Die russische Realwirtschaft ist nach wie vor stark auf westliches Fachwissen angewiesen. Daher profitieren insbesondere die deutschen Anlagen- und Maschinenbauer vom Bedarf des russischen Marktes, der Hunger nach „Made in Germany“ ist groß.

Viele deutsche Unternehmen pflegen auf die eine oder andere Weise Geschäftskontakte nach Russland, besuchen Messen und beliefern russischen Kunden. Vielfach erfolgen Lieferungen direkt, oder aber über Händler, aber ohne eigene Mitarbeiter in Russland.

Oft kommen Unternehmen aber an den Punkt, wo relativ klar wird, dass ohne eigene Mitarbeiter vor Ort keine ausreichende Marktdurchdringung möglich ist und eigene, tiefere Marktkenntnisse fehlen. Aus diesem Grund stehen Unternehmen dann vor der Frage, wie eine Präsenz in Russland geschaffen werden kann und Mitarbeiter beschäftigt werden können.

Nachstehend soll als Entscheidungshilfe ein kurzer Überblick gegeben werden, welche Formen es gibt bzw. wie eine echte Repräsentanz in Russland geschaffen werden kann.

Wer sich für die Gründung einer Tochtergesellschaft interessiert, kann gerne den Leitfaden zur Unternehmensgründung auf unserer Webseite herunterladen.

2. Rechtsformwahl bei der Gründung eines Unternehmens in Russland

Für Unternehmen, die nicht nur Handel mit Russland von Deutschland aus betreiben, sondern vor Ort präsent sein wollen, stellt sich die Frage, welche Präsenzform die passende ist.

Für eine Präsenz in Russland kommt entweder die Gründung einer Kapitalgesellschaft (GmbH oder AG) in Betracht oder die Gründung einer Filiale oder Repräsentanz.

Personengesellschaften spielen kaum eine Rolle. Sofern Maschinen oder Anlagen an russische Abnehmer geliefert und in Russland montiert werden, reicht in der Regel eine einfache Steueranmeldung aus – diese ist ab 30 Tagen Tätigkeit in Russland zwingend geboten. Ist allerdings die geplante Tätigkeit im Rahmen des Lieferauftrages zulassungs- und lizenzpflichtig, genügt eine einfache Steueranmeldung nicht, da ausländischen Unternehmen in aller Regel nur dann russische Zulassungen bzw. Genehmigungen erteilt werden (z.B. für Bautätigkeiten), wenn sie zumindest über eine Repräsentanz oder Filiale in Russland verfügen.

Eine Repräsentanz scheidet als Niederlassungsform dann aus, wenn beabsichtigt ist, in Russland aktiv wirtschaftlich tätig zu werden, z.B. Waren zu importieren und zu veräußern, ein Lager zu unterhalten oder aber auch Dienstleistungen zu erbringen. Repräsentanzen können nicht als Zolldeklaranten auftreten und daher keine Waren importieren zu Weiterveräußerungszwecken.

3. Status einer Repräsentanz in Russland

Bei einer Repräsentanz handelt es sich nach Art. 55 des russischen Zivilgesetzbuches („ZGB“) um eine „abgetrennte Unterabteilung einer juristischen Person, die nicht an deren Sitz belegen ist und die die Interessen dieser juristischen Person vertritt und schützt“. Eine Repräsentanz ist keine juristische Person. Repräsentanzen sind daher Betriebsteile einer ausländischen Gesellschaft, die in Russland belegen sind.

Die Repräsentanz soll nach russischem Rechtsverständnis selbst keinen kommerziellen Tätigkeiten nachgehen, sondern lediglich die Geschäftstätigkeit der Hauptgesellschaft unterstützen. Eine Repräsentanz tritt im Namen und im Auftrag des ausländischen Unternehmens auf (siehe auch Muster-Repräsentanzordnung).

Der Umfang der Tätigkeit sollte so bemessen sein, dass die Repräsentanz des Unternehmens steuerrechtlich möglichst nicht zu einer Betriebstätte wird. Dies ist insbesondere dann nicht der Fall, wenn die Repräsentanz ausschließlich dazu unterhalten wird, Waren zu lagern, auszustellen, Informationen zu beschaffen oder Werbung zu betreiben und sich ihre Tätigkeit ansonsten auf vorbereitende oder unterstützende Tätigkeiten beschränkt. Das schließt auch direkte Vertriebstätigkeiten aus, so dass die Mitarbeiter einer Repräsentanz keine Vertriebsmitarbeiter sein sollten mit einer entsprechenden Dienstbeschreibung und verkaufsabhängigen Boni.

Solange eine Repräsentanz keine Betriebstätte darstellt, unterliegt sie nicht der russischen Gewinn- und Umsatzbesteuerung. Anderenfalls hätte sie an den russischen Staat Gewinn- und Umsatzsteuer zu entrichten und würde umfassenden steuerverfahrensrechtlichen Mitwirkungspflichten unterliegen.

4. Haftung des ausländischen Stammhauses

Da die Repräsentanz keine juristische Person ist, haftet das Stammhaus vollumfänglich für sämtliche Verbindlichkeiten. Eine Haftungsbeschränkung auf das Vermögen der Repräsentanz findet nicht statt. Dies kann durchaus ein gewichtiges Argument gegen eine Repräsentanz und für eine Tochtergesellschaft sein. Allerdings sind Urteile staatlicher russischer Gerichte in Deutschland in aller Regel nicht vollstreckbar, so dass praktisch keine Vollstreckung in das Vermögen des Stammhauses in Deutschland möglich ist (allerdings in Vermögen, das sich in Russland befindet, z.B. auch Waren, die an den Kunden nach Russland geliefert werden, ohne dass das Eigentum übergegangen ist).

Auch Tochtergesellschaften können so ausgestaltet werden, dass sie praktisch nur Repräsentanztätigkeiten ausüben. Sofern also Unternehmen planen nach einer gewissen Anlaufzeit eine echte Vertriebstätigkeit in Russland aufzunehmen, kann also durchaus direkt eine Tochtergesellschaft gegründet werden, die anfangs Repräsentanztätigkeiten ausführt und später umgestellt wird auf Vertrieb. Dies erspart dann auch die Abmeldung der Repräsentanz (Dauer ca. 12 Monate) und die Übertragung aller Rechtsverhältnisse auf den neuen Rechtsträger.

5. Akkreditierung ausländischer Unternehmen

Ausländische Unternehmen, die in Russland eine Repräsentanz gründen wollen, haben diese anzumelden. Die Akkreditierung ist insbesondere für die Eröffnung von Konten, für die Anmietung von Büros und die Anstellung von Mitarbeitern notwendig.

Seit 1. Januar 2015 ist für die Akkreditierung ausländischer Repräsentanzen in Moskau und in anderen Städten die Steuerbehörde Nr. 47 in Moskau zuständig. Der Föderale Steuerdienst führt ein gesondertes Register akkreditierter Filialen und Repräsentanzen, das öffentlich einsehbar ist. Der Antrag auf Akkreditierung einer Repräsentanz ist bei der Steuerbehörde Nr. 47 zu stellen.

Vor dem Einreichen der Unterlagen bei der Steuerbehörde Nr. 47 ist die Anzahl der ausländischen Mitarbeiter der Repräsentanz bei der russischen Industrie- und Handelskammer anzumelden. Die Gebühr dafür beträgt RUB 18.000,-- (ca. EUR 250,--). Diese Bestätigung ist auch in dem Fall zwingend, wenn keine ausländischen Mitarbeiter angestellt sind.

Seit 1. Januar 2015 können Repräsentanzen unbefristet akkreditiert werden – zuvor betrug die Frist drei Jahre mit Verlängerungsoption. Die Akkreditierungsgebühr beträgt RUB 120.000,-- (ca. EUR 1.650,--). Die Akkreditierung erfolgt normalerweise innerhalb von 25 Arbeitstagen. Die Aushändigung der Akkreditierungsunterlagen an den Vertreter des Antragstellers nimmt zusätzliche fünf Arbeitstage in Anspruch. Das Unternehmen erhält eine Akkreditierungsurkunde mit einem Informationsblatt über die Eintragung ins Register der akkreditierten Filiale und Repräsentanzen ausländischen juristischen Personen und eine Steuerbescheinigung.

Einen Überblick über die notwendigen Unterlagen für die Akkreditierung finden Sie hier.

6. Büroadresse und Mietvertrag einer Repräsentanz in Russland

Ohne Büroadresse kann keine Akkreditierung erfolgen. Die Büroadresse (der Sitz der Repräsentanz) ist in der Repräsentanzordnung zu benennen, darüber hinaus verlangen die Registrierungsbehörden ein Bestätigungsschreiben des Vermieters, dass dieser die Adresse zur Verfügung stellt.

Daneben wird auch die Vorlage eines Eigentumsnachweises des Vermieters verlangt, aus dem sich das Recht zur Vermietung ergibt.

Es ist daher wichtig, dass rechtzeitig ein Büro gefunden wird, damit die Akkreditierung möglich ist. Im Übrigen sind akkreditierte Repräsentanzen unter gewissen Umständen von der Mehrwertsteuer auf Mietzahlungen befreit. Die Mehrwertsteuer beträgt in Russland 20 %. Das russische Mietrecht beinhaltet einige Besonderheiten, die bei Abschluss eines Mietvertrages zu beachten sind. Eine Besonderheit ist, dass Mietverträge mit einer Laufzeit von einem Jahr und mehr einer staatlichen Registrierung bedürfen, um wirksam zu werden. Viele Vermieter lehnen diese Registrierung unter Hinweis auf den Aufwand ab, sondern schließen vielmehr nur kurzfristige Verträge ab (bis zu 11 Monaten), da diese nicht zu registrieren sind.

Dies bedeutet in der Praxis aber häufig, dass nach Ablauf der Frist Forderungen nach einer Mieterhöhung auf den Mieter zukommen. Bei langfristigen Mietverträgen kann das Recht des Vermieters auf jährliche Mietanpassung vertraglich ausgeschlossen werden. Wichtig ist auch, dass einseitige Kündigungen nur dann zulässig sind, wenn dies ausdrücklich so im Mietvertrag geregelt ist. Andernfalls kann eine Aufhebung nur durch die Gerichte erfolgen.

7. Repräsentanzleiter

Jede Repräsentanz benötigt zwingend einen Repräsentanzleiter, der vor der Akkreditierung durch Beschluss zu bestimmen ist. Er ist kein echtes Organ, sondern handelt auf Grundlage einer rechtsgeschäftlichen Vollmacht des Stammhauses. Daher haftet er auch nicht im selben Umfang wie ein Generaldirektor einer russischen GmbH.

Für die Akkreditierung ist dem designierten Repräsentanzleiter daher eine Vollmacht zu erteilen (eine Mustervollmacht für den Repräsentanzleiter finden Sie hier). Die Vollmacht kann zwar auch deutschem Recht unterstehen, aus praktischen Gründen sollten aber in jedem Fall die russischen Gepflogenheiten berücksichtigt werden, da die Vollmacht in Russland funktionieren soll. Insbesondere die russischen Behörden haben häufig ihre eigenen Vorstellungen, wie eine Vollmacht ausgestaltet sein soll. Dies ist im Muster berücksichtigt, es handelt sich also um eine praxiserprobte Vollmacht. Die Fristen für Vollmachten können frei bestimmt werden. Sieht die Vollmacht keine Frist vor, gilt sie nach russischem Recht für ein Jahr.

Auch Ausländer können zum Repräsentanzleiter bestellt werden. Allerdings benötigen Ausländer vor Arbeitsaufnahme immer eine Arbeitsgenehmigung (mehr dazu weiter unten). Es sollte daher für die Gründungsphase übergangsweise ein russischer Staatsbürger zum Repräsentanzleiter bestellt werden, um keinen ausländerrechtlichen Verstoß zu begehen. Die Bußgelder für derartige Verstöße sind recht hoch.

8. Repräsentanzordnung

Die Repräsentanzordnung als „Satzung“ der Repräsentanz enthält vor allem Regelungen darüber, welchen Tätigkeiten die Repräsentanz nachgehen soll. Das Gesetz sieht auch einige weitere obligatorische Angaben vor, die die Repräsentanzordnung enthalten soll. Eine Musterrepräsentanzordnung in Auszügen finden Sie als veranschaulichendes Beispiel weiter unten. Für die steuerliche Beurteilung, ob eine kommerzielle Betriebstätte vorliegt, ist die Repräsentanzordnung indes nicht entscheidend, hier kommt es vielmehr auf die tatsächlichen Umstände an. Eine Repräsentanz darf im Übrigen nur für ihr Stammhaus tätig werden, und nicht für andere Konzerngesellschaften. Wenn die Repräsentanz auch für andere Konzerngesellschaften tätig wird, wird diese kommerziell tätig – auch wenn die Leistungen unentgeltlich erfolgen.

9. Bankkonten / Devisenrecht in Russland

Die Repräsentanz hat aus praktischen Gründen zwingend Konten bei einer russischen Bank zu eröffnen. So sind z.B. Auslandsüberweisungen an die russischen Steuerbehörden, die im Rahmen der Tätigkeit einer Repräsentanz normalerweise erfolgen, nicht möglich. In der Regel werden sowohl RUB als auch EUR Konten eröffnet. Für die Eröffnung eines Kontos sind neben anderen Unterlagen auch Informationen über die Endbegünstigten des Gründers vorzulegen. Endbegünstige sind natürliche Personen, die über mehr als 10 % bzw. 25 % der Anteile an der Stammgesellschaft halten.

Da es sich bei der Repräsentanz um keine juristische Person handelt, sondern um eine Unterabteilung einer ausländischen juristischen Person, die in Russland belegen ist, handelt es sich bei der Repräsentanz um einen „Nichtresidenten“ oder „Devisenausländer“ im Sinne des russischen Devisenrechts. Dies hat zur Folge, dass die Repräsentanz Devisengeschäfte mit gewissen Ausnahmen frei abwickeln darf. Aufgrund des Status der Repräsentanz können technisch von der Muttergesellschaft problemlos Geldmittel auf die Konten der Repräsentanz überwiesen werden – und zurück.

10. Buchhaltung

Alle Unternehmen in Russland sind zur Buchführung verpflichtet. Dies gilt auch für Repräsentanzen ohne kommerzielle Geschäftsaktivität und Filialen ausländischer Gesellschaften. Für die Buchführung gelten zumeist zwingende Regelungen und es existieren gesetzlich vorgeschriebene Formblätter. In der russischen Rechnungslegung geht „Form over Substance“. Die Repräsentanz hat daher eine russische Buchhaltung einzurichten. Das am häufigsten verwandte Buchhaltungsprogramm ist „1S“.

Die Buchhaltung kann entweder durch einen angestellten Buchhalter erfolgen oder extern an eine Buchhaltungsfirma vergeben werden.
Über unsere Schwestergesellschaft, die KBK-Accounting (Kontaktperson: Aleksandr Khanin aleksandr.khanin@kbk-accounting.de), können wir gerne die Buchhaltung Ihrer Repräsentanz übernehmen. Eine eigene Buchhaltung für die Repräsentanz lohnt sich in der Regel nicht.)

11. Beschäftigung ausländischer Staatsangehöriger in Russland

Alle ausländischen Mitarbeiter einer Repräsentanz in Russland benötigen eine persönliche Akkreditierung bei der russischen Industrie- und Handelskammer. Dafür wird eine Gebühr in Höhe von RUB 6.000,-- (ca. EUR 80,--) erhoben. Diese persönlichen Akkreditierungen können im Rahmen des Akkreditierungsverfahrens beantragt werden. Es können maximal fünf ausländische Arbeitskräfte angestellt werden. Aus wichtigen Gründen kann diese Anzahl aber erhöht werden. Familienmitglieder von Mitarbeitern erhalten Visa als „begleitende Familienmitglieder“.

Neben der persönlichen Akkreditierung benötigen alle ausländischen Arbeitskräfte der Repräsentanz zusätzlich eine Arbeitsgenehmigung (Gesetz Nr. 115-FZ vom 25. Juli 2002 „Über die rechtliche Stellung von Ausländern in der Russischen Föderation”).

Seit 1. Januar 2015 dürfen in Repräsentanzen ausländische Mitarbeiter als „hochqualifizierter Spezialisten“ beschäftigt werden. Bislang war dies nur Niederlassungen und Tochtergesellschaften ausländischer juristischen Personen gestattet, was zu erheblichen Unannehmlichkeiten für Repräsentanzen führte.

Hochqualifizierte Spezialisten sind laut Gesetz Ausländer, die über Berufserfahrungen, Kenntnisse oder Errungenschaften in einem konkreten Tätigkeitsbereich verfügen und ein Gehalt von mindestens RUB 167.000 (ca. EUR 2.300,--) brutto monatlich erhalten.

Der Status eines hochqualifizierten Spezialisten bietet gegenüber dem eines „normalen” ausländischen Arbeitnehmers viele Vorteile. Für hochqualifizierte Spezialisten wird die Arbeitserlaubnis für drei Jahre erteilt (im Gegensatz zu einem Jahr für die normale Arbeitserlaubnisse), es gelten keine Zulassungsquoten für ausländische Arbeitskräfte und die Einkünfte werden ab dem ersten Tag des Aufenthalts in Russland zu einem Steuersatz von 13 % besteuert. Außerdem sind hochqualifizierte Spezialisten vom Nachweis der Russischkenntnisse befreit.

Sie wünschen Beratung zur Gründung einer Repräsentanz in Russland? Sprechen Sie uns an!

Unser deutschsprachiger CBBL-Anwalt in Moskau, Herr Rechtsanwalt Thomas Brand, steht Ihnen gerne zur Verfügung: brand@cbbl-lawyers.de, Tel. +7 - 495 - 662 33 65

Stand der Bearbeitung: März 2021