Verwaltung eines Arbeitnehmers in Frankreich

Von unserer deutschsprachigen CBBL-Anwältin in Straßburg, Frau Priscille Lecoanet, Avocat, lecoanet@cbbl-lawyers.de, Tel. +33 (0)3 - 88 45 65 45, www.rechtsanwalt.fr

Was Sie als Arbeitgeber über die Verwaltung Ihrer Arbeitnehmer in Frankreich wissen müssen:

1. Welche Erklärungspflichten bestehen vor Beginn der Tätigkeit des Arbeitnehmers in Frankreich?
2. Wo sind die Sozialabgaben zu zahlen?
3. Welche Vorgehensweise ist für die Erstellung der Gehaltszettel und die Abführung der Sozialabgaben in Frankreich zu empfehlen?
4. Wer muss den Arbeitnehmer bei den französischen Sozialversicherungsträgern anmelden?
5. Wer hat in Frankreich die gesetzliche Pflicht zur Abführung der Sozialabgaben?
6. Wer führt in Frankreich die Lohnsteuer ab?
7. Kann der Arbeitnehmer in Frankreich einen Dienstwagen mit deutschem Kennzeichen haben?
8. Wie werden in Frankreich grundsätzlich Spesen abgerechnet?

Antworten:

1. Welche Erklärungspflichten bestehen vor Beginn der Tätigkeit des Arbeitnehmers in Frankreich?

Vor jeder Einstellung eines Arbeitnehmers in Frankreich müssen bestimmte Formalitäten zwingend erfüllt werden.

Jeder Arbeitnehmer muss vor seiner Einstellung bei der französischen Sozialversicherung (URSSAF) angemeldet werden.

Ungeachtet dessen ist der Arbeitgeber verpflichtet, über alle Zu- und Abgänge von Arbeitnehmern ein besonderes Register zu führen.

2. Wo sind die Sozialabgaben in Frankreich zu zahlen?

Die Sozialabgaben sind grundsätzlich an dem Ort zu zahlen, an dem der Arbeitnehmer tätig ist, sofern der Arbeitnehmer auch an diesem Ort wohnt. Dies gilt unabhängig vom Sitz des einstellenden Unternehmens.

Dies bedeutet, dass alle in Frankreich tätigen und in Frankreich wohnhaften Arbeitnehmer ihre Sozialabgaben in Frankreich abführen müssen.

Arbeitet der Arbeitnehmer nur in Frankreich und hat er seinen Wohnsitz in Deutschland, so sind die Sozialabgaben auch in Frankreich abzuführen.

Ist der Arbeitnehmer allerdings in zwei oder mehreren Staaten der EU gleichzeitig tätig, so sind die Sozialabgaben im Wohnsitzstaat des Arbeitnehmers abzuführen, sofern er auch in seinem Wohnsitzstaat einen wesentlichen Teil seiner Beschäftigung (25% der Arbeitszeit oder der Vergütung) ausübt.

3. Welche Vorgehensweise ist für die Erstellung der Gehaltszettel und die Abführung der Sozialabgaben in Frankreich zu empfehlen?

Die Erfahrung in der Praxis zeigt, dass in Frankreich die Gesetze auf dem Gebiet des Sozialversicherungsrechts, insbesondere bezüglich der Höhe der diversen Beitragssätze, sehr häufig geändert werden. Darüber hinaus ist zu beachten, dass in Frankreich verspätete Zahlungen an die Sozialversicherungsträger (URSSAF) o.ä. mit hohen Säumniszuschlägen und Strafen erheblich schärfer geahndet werden als in Deutschland.

In der Regel kann nur ein in Frankreich ansässiges Dienstleistungsunternehmen, das mit den Gepflogenheiten der Sozialversicherungsträger und Behörden vertraut ist und stetig die Gesetzesänderungen verfolgt, einen reibungslosen Ablauf der Arbeitnehmerverwaltung gewährleisten. Häufig stellt bereits die fristgerechte Überweisung der Gehälter und Beiträge nach Frankreich eine schwer kontrollierbare Hürde für die außerhalb Frankreichs ansässigen Arbeitgeber dar.

Aus diesen Gründen ist es empfehlenswert, die Erstellung der Gehaltszettel sowie die Abführung der Sozialabgaben einem hierauf spezialisierten Dienstleistungsunternehmen zu übertragen. Ein solches Dienstleistungsunternehmen trägt die Verantwortung für die fristgerechte Abwicklung sämtlicher Zahlungen und ist dabei verpflichtet, jederzeit die neuesten rechtlichen Entwicklungen zu berücksichtigen.

4. Wer muss den Arbeitnehmer bei den Sozialversicherungsträgern in Frankreich anmelden?

Diese Pflicht der Anmeldung zur Sozialversicherung obliegt dem Arbeitgeber.

5. Wer hat die gesetzliche Pflicht zur Abführung der Sozialabgaben in Frankreich?

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Sozialabgaben abzuführen und kann dafür auch haftbar gemacht werden. Diesbezüglich sind vom Arbeitgeber Erklärungen gegenüber verschiedenen Sozialversicherungsträgern abzugeben. Für ausländische Unternehmen ist bezüglich der Beiträge zur Krankenversicherung (assurance maladie) sowie der Beiträge zur Arbeitslosenversicherung (assurance chômage) eine zentrale Stelle zuständig (URSSAF Service Firmes Etrangères). Für die Beitragszahlungen zur Zusatzrentenversicherung (assurance retraite complémentaire) ist wiederum eine andere Zentralstelle zuständig (Malakoff Humanis International).

6. Wer führt in Frankreich die Lohnsteuer ab?

Bis 2018 versteuerte jeder Arbeitnehmer sein Gehalt selbst und führte somit auch die Lohnsteuer selbst ab.

In Frankreich gibt es seit 2019 einen Quellensteuerabzug auf Löhne.

Demnach haben Sie als Arbeitgeber die Pflicht, die Steuern des Arbeitnehmers einzubehalten.

7. Kann der Arbeitnehmer in Frankreich einen Dienstwagen mit deutschem Kennzeichen haben?

Solange Ihr Unternehmen keine Niederlassung in Frankreich hat, wird es in der Praxis nur die Möglichkeit geben, dass Ihr Arbeitnehmer in Frankreich ein Dienstfahrzeug mit einem deutschen Kennzeichen fährt. Dies ist auch ohne weiteres zulässig.

Zwar besteht daneben theoretisch die Möglichkeit, dass Sie Ihrem Angestellten ein Fahrzeug zur Verfügung stellen, das in Frankreich geleast und angemeldet wird und damit ein französisches Kennzeichen hat. Dies ist jedoch in der Praxis kaum durchführbar, da ein ausländisches Unternehmen größte Schwierigkeiten haben wird, einen Leasingvertrag mit einem französischen Anbieter abzuschließen. Im Ergebnis können Sie also nur dann ein französisches Kennzeichen zugeteilt bekommen, wenn Sie eine Niederlassung in Frankreich gründen, die dort ein Fahrzeug anmeldet oder least.

Überdies sollten Sie Ihrem Arbeitnehmer aus versicherungsrechtlichen Gründen die private Nutzung des Dienstfahrzeugs vertraglich gestatten. Ansonsten wäre das Fahrzeug bei rein privaten Fahrten des Arbeitnehmers nicht versichert. Dabei ist zu beachten, dass die private Nutzung des Firmenwagens durch den Arbeitnehmer steuerlich als pauschalierter Sachvorteil angesehen wird. Die Höhe ist vom Fahrzeugtyp abhängig und ähnelt inzwischen der deutschen „1%-Regelung“.

8. Wie werden in Frankreich grundsätzlich Spesen abgerechnet?

In Frankreich entspricht es der Gepflogenheit, dass Spesen gegen Vorlage von Belegen erstattet werden. Eine Anerkennung von Pauschalen existiert, ist jedoch unüblich.

Sie können und sollten die unternehmensinternen Grenzen sowie diesbezügliche Richtlinien gesondert festlegen.

Sie haben Fragen zur Verwaltung Ihrer Arbeitnehmer in Frankreich? Sprechen Sie uns an!

Unser deutschsprachiger CBBL-Anwalt Herr Rechtsanwalt Emil Epp und sein Team in Strasbourg, Paris, Baden-Baden, Zürich, Bordeaux und Sarreguemines stehen Ihnen gerne zur Verfügung: epp@cbbl-lawyers.de, Tel. +33 - 3 - 88 45 65 45

Stand der Bearbeitung: Oktober 2022